7 trucs pour gérer la sous-traitance en entreprise

De plus en plus d’entreprises souhaitent comme vous faire appel à des sous-traitants pour exécuter une partie de leur production ou s’occuper d’activités périphériques. La sous-traitance offre de nombreux avantages, mais présente aussi des risques. C’est pourquoi une bonne gestion est si importante.

La sous-traitance en entreprise se doit d’être gérée de façon responsable et efficace, dans le respect des trois principes de diligence raisonnable, soit la prévoyance, l’efficacité et l’autorité. Afin de vous guider vers une gestion optimale atténuant les risques, ces trois principes se déclinent ici en sept trucs qui favorisent la bonne gestion des sous-traitants en entreprise.

1. Définissez le contexte de travail et les risques associés

D’une importance capitale, l’étape de la planification ne doit en aucun cas être négligée. Selon le projet nécessitant l’embauche d’un sous-traitant, vous devez avant tout constituer un cahier des charges précis et structuré. Ceci vous permet de définir le contexte et les objectifs du projet, ainsi que la nature, l’ampleur et la complexité du travail à effectuer. Il précise l’étendue des activités, présente un calendrier détaillé et énonce les responsabilités qui incombent au sous-traitant.

Cette réflexion vous permet de déterminer et évaluer les risques associés au projet. Vous pouvez ainsi qualifier vos sous-traitants pour être certain que celui engager a les bonnes formations et compétences, ainsi que des assurances à jour. Une planification prudente couvre l’ensemble du projet et met tout le monde à l’abri des ambiguïtés, avec des mesures adéquates de contrôle et d’accompagnement.

2. Réduisez les risques et respectez les normes de sécurité

Comme vous connaissez votre entreprise, vous pouvez évaluer les risques propres à l’environnement de travail concerné par la sous-traitance et les contrôler rigoureusement.

En effet, vous demeurez responsable de votre lieu de travail en tout temps et devez vous conformer aux normes de sécurité prescrites. Ainsi, en cas d’accident, vous pouvez toujours prouver que vous êtes en conformité réglementaire. Et s’il y a lieu, apportez des améliorations atténuant les risques avant l’arrivée du sous-traitant.

3. Choisissez le bon sous-traitant

Le choix d’un sous-traitant doit se baser sur un ensemble de critères, et non seulement sur le meilleur prix offert. Ce que vous recherchez avant tout est la fiabilité garantissant un travail bien fait.

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En établissant les standards de votre entreprise, il est plus facile de faire valoir vos exigences et d’écarter les mauvais choix. Les valeurs de l’entreprise, son code d’éthique et ses normes de santé et sécurité au travail deviennent une référence pour définir vos attentes envers un sous-traitant.

Vous devez donc vérifier son expérience relative à votre secteur d’activité et aux risques associés, ses politiques et sa performance en santé et sécurité, sa méthode de supervision et ses acquis de formation. Vous trouvez ainsi le parfait sous-traitant pour répondre à vos besoins, celui qui possède les qualifications requises et la capacité technique à effectuer le travail.

4. Favorisez la transmission de l’information aux travailleurs

Une fois le contrat signé et avant de débuter le travail, vous pouvez prévoir une rencontre entre le personnel sous-traitant et votre chargé de projet. C’est le meilleur moyen pour communiquer les informations importantes et partager l’énoncé des travaux décrivant les procédures et les méthodes conformes à utiliser.

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Votre personne-ressource mandatée pour gérer le projet possède l’autorité et les compétences nécessaires pour faire le pont entre l’entreprise et le sous-traitant, tant sur le plan humain que technique. Cet échange permet d’informer clairement le personnel quant aux attentes, aux activités à entreprendre, aux règles et autres particularités de l’entreprise.

Utiliser un logiciel pour communiquer efficacement

Le sous-traitant doit aussi connaitre les risques associés et les moyens de contrôle, les critères et les modes d’évaluation utilisés, ainsi que les pénalités imposées aux contrevenants. Certains logiciels de gestion de la sous-traitance, comme Cognibox, sont dotés de modules permettant de faire l'analyse des risques et des mesures d'atténuation requises et de transmettre ces données au sous-traitant pour amorcer une discussion structurée sur les dangers liés aux travaux. D'autres modules comportent aussi des formulaires qui démontrent, signature à l'appui, que le sous-traitant respectera les mesures de sécurité du donneur d'ordres.

5. Faites un suivi préventif et prenez des mesures de sécurité

Même si tout le monde est bien informé, il est important de garder l’œil ouvert et d’assurer un suivi rigoureux tout au long du projet. Il est essentiel de mettre en place une procédure de suivi et de prévention qui permet de contrôler le travail effectué, tout en s’assurant de la conformité du sous-traitant quant aux termes du contrat.

Les exigences et pratiques en santé et sécurité qu'est tenu de respecter votre personnel doivent s’appliquer de la même façon au sous-traitant. Un registre des incidents et accidents dûment rempli permet de connaitre les problèmes qui surviennent et de les régler au fur et à mesure.

La fréquence des vérifications dépend évidemment de l’ampleur et de la complexité du projet, ainsi que des risques et dangers associés. Cette communication ouverte et régulière avec votre sous-traitant ne peut que contribuer à la réussite du travail.

6. Réalisez des enquêtes

L’évaluation périodique du travail de sous-traitance en entreprise est indispensable durant le projet. En effet, des comptes-rendus étoffés représentent autant de preuves de votre bonne gestion des sous-traitants et peuvent servir en cas d’inspection.

S'il y a manquement, vous devez exercer votre autorité pour demander des correctifs à votre sous-traitant fautif. Encore ici, il est important de documenter les demandes de correctifs et les éventuelles sanctions afin de démontrer que le donneur d'ordres a effectivement exercé son autorité.

L’évaluation finale sert pour sa part à juger de la qualité des travaux et de la performance globale de votre sous-traitant. Vous pouvez ainsi lui octroyer une cote qui vous permet de le classer dans une banque de sous-traitants qui satisfont vos exigences et à qui vous pourrez confier d’autres mandats.

7. Utilisez le bon système de gestion de la conformité des sous-traitants

Finalement, pour réussir la sous-traitance en entreprise, vous avez tout avantage à utiliser un système de gestion de la conformité des sous-traitants performant et éprouvé, répondant à vos besoins.

Selon la taille et les activités de votre entreprise, vous pouvez opter pour une gestion interne ou externe. Pour choisir, vous devez considérer votre nombre de sous-traitants, votre nombre de sites en exploitation ainsi que la disponibilité et la quantité de vos ressources internes qualifiées.

Comme la gestion de la sous-traitance en entreprise peut rapidement devenir très exigeante avec l’expansion d’une entreprise, les niveaux de risques augmentent eux aussi. La gestion externe se révèle souvent être la solution simple et stratégique, qui se base sur le long terme. Elle réduit les risques et les coûts, accroît l’efficacité des activités et normalise les procédures.

En appliquant ces différents trucs, vous démontrerez que vous avez exercé une diligence raisonnable avec vos
sous-traitants, c'est-à-dire que vous avez fait preuve de prévoyance, d’efficacité et d’autorité. Vous vous assurerez par le fait même une meilleure gestion des sous-traitants au sein de votre entreprise.

Vous pouvez toujours faire appel à des spécialistes en gestion externe si vos besoins augmentent et que vous êtes dépassé par l'exécution des 6 trucs mentionnés précédemment, incluant la documentation et la conservation des preuves.

Le succès de votre entreprise passe par la gestion efficace de la sous-traitance. En lui accordant l'importance et les ressources nécessaires, vous serez en mesure de réduire les risques et d’augmenter votre performance, d’assurer votre rentabilité et de maintenir au sein de l'industrie une réputation irréprochable.