10 points à vérifier dans la recherche d'un sous-traitant

Votre entreprise doit développer son expertise technique et vous hésitez entre le perfectionnement à l'interne et le recours à la sous-traitance. La deuxième option vous paraît sans doute plus rapide et plus efficace, à condition bien entendu de choisir judicieusement vos sous-traitants.

Sachez d’emblée que la recherche d’un sous-traitant ne se fait pas sur la règle simpliste du plus bas soumissionnaire. Plusieurs facteurs beaucoup plus importants doivent être pris en considération, en respect de chaque projet et de chaque secteur d’activités.

L’idéal, bien sûr, est d’établir un processus rigoureux d’évaluation et de sélection, basé sur les priorités et la stratégie de votre entreprise. Afin de vous aider dans vos recherches, voici 10 points essentiels à vérifier dans votre quête du bon sous-traitant.
 

1. Étudiez le marché

En premier lieu, il est recommandé de faire un décompte sommaire des sous-traitants possibles. Faites des recherches sur Internet, consultez les annuaires, les répertoires d’associations professionnelles, les publications spécialisées ou certains logiciels de gestion de la sous-traitance.

En effectuant ce premier tri, vous aurez déjà une bonne idée du marché de sous-traitance qui s’offre à vous.

2. Concentrez-vous sur vos besoins

La qualité première d’un bon sous-traitant est sa capacité à répondre à vos besoins, et même de les surpasser! Gardez en tête qu’un bon sous-traitant fera progresser votre entreprise. C'est pourquoi il importe de distinguer les bons sous-traitants des excellents, notamment en recourant à l'évaluation de leur performance. En vous assurant l'apport des meilleurs, vous ferez de votre sous-traitant un partenaire qui contribuera au succès de votre entreprise à long terme.

3. Priorisez la gestion des risques

Il s’agit ici d’un point majeur dans la recherche d’un sous-traitant. Les candidats possèdent-ils leurs certifications ou leurs accréditations en bonne et due forme? Qu’en est-il de leur performance environnementale? S'assurent-ils que leur propre personnel reçoit une formation adéquate et maintient ses certifications professionnelles et permis d'exercice? Surtout, s’efforcent-ils de respecter en tout temps les lois et règlements applicables en santé et sécurité au travail?

Portez toujours une attention particulière à la gestion des risques. En tant que donneur d'ordres, vous avez des responsabilités de gestion active des risques, même lorsque vous sous-traitez certaines de vos activités. Assurez-vous d'être suffisamment impliqué pour éviter les erreurs coûteuses ou parfois même fatales…

4. Vérifiez la fiabilité des candidats

Si votre sous-traitant vous fait faux bond, c’est vous qui en subirez les contre-coups. Vous avez donc tout avantage à vérifier la fiabilité des candidats avant de leur faire confiance. Pour ce faire, vous pouvez questionner leurs anciens clients ou partenaires. Vous pouvez aussi vous informer au sein de votre réseau de connaissances. Il est de votre responsabilité de mener votre petite enquête pour vous assurer que vous pouvez placer votre confiance en votre partenaire d'affaires. Voici deux éléments clés à regarder :

• Le sous-traitant a-t-il de l’expérience? Peut-il le prouver? Son portefeuille client est-il bien garni? A-t-il un portfolio de ses réalisations à vous présenter?
• Le sous-traitant a-t-il été impliqué dans des accidents ou des incidents plus ou moins graves sur le plan sécuritaire ou environnemental?

5. Testez la solidité financière

Un peu dans le même ordre d’idées, n’hésitez pas à tester la solidité financière des sous-traitants potentiels. Si un sous-traitant choisi fait faillite en cours de route, cela pourrait vous causer de sérieux maux de tête. Par exemple, vous pourriez avoir à payer les arrérages des différents organismes d'indemnisation des accidentés du travail (cotisations impayées) pour un sous-traitant qui fait faillite.

Pour éviter un tel cauchemar, demandez une attestation de conformité auprès de l'organisme responsable de l'application des lois du travail pour ce sous-traitant. Vous pouvez aussi demander à voir les bilans antérieurs et pouvez même aller jusqu’à exiger une enquête financière. Le cautionnement peut également s'avérer une avenue intéressante pour vous prémunir contre les conséquences d'une éventuelle faillite de votre partenaire.

6. Gérez la chaîne de sous-traitance

L'une des réalités à laquelle vous vous exposez en confiant vos travaux à un tiers est la multiplication des intervenants. En effet, votre sous-traitant pourrait très bien aller lui-même en sous-traitance pour répondre à votre demande.

L'entreprise à qui vous confiez un mandat utilisera-t-elle des sous-traitants? Si oui, exigez de votre sous-traitant qu'il utilise les mêmes bonnes pratiques d'identification et de gestion des risques de ses sous-traitants que vous utilisez vous-même pour les vôtres. Le but est de cascader les processus pour assurer une bonne maîtrise des risques et de la conformité réglementaire.

7. Optez pour les bons moyens de communication

Avant même d'être en mesure d'instaurer une communication bidirectionnelle franche et efficace avec votre sous-traitant, il faut savoir comment entrer en contact avec lui.

Certains logiciels spécialisés vous permettent de dénicher votre sous-traitant, de communiquer avec lui et de demeurer en contact sans le moindre effort de suivi ni de mise à jour des données de votre part. Vous réaliserez ainsi d'importants gains de temps dans le cadre de vos activités de recherche.

8. Considérez l’emplacement

La proximité physique du sous-traitant peut contribuer à faciliter les échanges. Cela permet aussi, dans certains cas, des réactions plus rapides et une diminution des coûts de livraison. Grâce à certains logiciels de gestion des sous-traitants, vous serez en mesure de géolocaliser facilement les sous-traitants dont vous avez besoin en une seule étape rapide.

9. Envisagez une relation durable

Il est avantageux sur plusieurs points d’établir des partenariats à long terme avec vos sous-traitants. Avec le temps, la collaboration devient de plus en plus naturelle et permet notamment l'amélioration continue.

En effet, grâce à un système de gestion des sous-traitants, vous pourrez définir un processus et communiquer clairement vos attentes et priorités à vos sous-traitants. Vous pourrez ensuite effectuer un suivi documenté quant à leur performance. En travaillant sur les points communiqués dans cette rétroaction, vos sous-traitants connaîtront les aspects à améliorer. Vous serez surpris du progrès réalisé au fil des mois!

10. Mesurez le bon rapport qualité-prix

Nous l’avons dit d’emblée : le prix n’est pas tout dans la recherche d’un sous-traitant. Loin de là! Dans le rapport qualité-prix, il y a avant tout la notion de qualité! Et il n'y a pas que ces deux dimensions : l'échéancier représente aussi un élément crucial de tout projet.

Vous voyez donc le rapport direct de votre choix de sous-traitant avec le fameux triangle de gestion de projet : échéancier-budget-qualité. Toutefois, rappelez-vous que sans le respect des obligations légales et des normes de santé et sécurité et de protection de l'environnement, votre optimisation échéancier-budget-qualité ne tient plus la route.

Visez la qualité, à bon prix, dans des délais raisonnables, mais sans compromettre les autres aspects intrinsèquement liés à la réussite de votre projet. 

En analysant les candidats à la sous-traitance à l’aide d’un processus établi, vous arriverez aisément à établir une liste restreinte de partenaires potentiels.

Il est inutile de retenir trop de candidats dans votre recherche d’un sous-traitant : 3 à 5 fournisseurs possibles devraient suffire pour trouver la perle rare. Vous éviterez aussi de perdre du temps en rencontrant des entreprises sous-traitantes qui n’ont pas vraiment de chance.

Une fois à l’étape des soumissions, vous pourrez repasser et mesurer plus en détail l’ensemble de vos critères, en priorisant les plus importants pour vous et l’avenir de votre entreprise.