3 difficultés résolues par une communication efficace avec les fournisseurs

Que vous supervisiez une petite équipe dans un environnement à faible risque ou que vous gériez un grand nombre de travailleurs sur un énorme chantier, une communication efficace avec les fournisseurs joue un rôle clé dans le succès d'un projet.

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À l'heure actuelle, comment communiquez-vous avec votre main d'œuvre externe? De nombreux chantiers exigent que les fournisseurs respectent des protocoles de sécurité uniques, suivent une formation spécifique au site et se conforment aux directives locales, avant d'être autorisés à entrer sur les sites. Une communication efficace avec les fournisseurs - qu'il s'agisse de mises à jour importantes sur le projet ou des règles de sécurité - est essentielle pour garantir que vos fournisseurs adhèrent aux politiques de votre organisation.

Cependant, une communication efficace avec les fournisseurs ne sert pas seulement à s'assurer que ces derniers ont vu les communications de votre entreprise. Avec les bons outils, la communication avec les fournisseurs peut également améliorer l'efficacité opérationnelle et résoudre les problèmes courants reliés à la gestion de la conformité.

Voici trois défis majeurs que les gestionnaires de projets rencontrent lorsqu'ils travaillent avec des fournisseurs, et comment une communication efficace peut minimiser ces problèmes.

1. Réduire les risques et faire preuve de diligence raisonnable

Le travail sous-traité comporte sa part de risques et de dangers potentiels. Chaque chantier et chaque projet est différent.

Une communication efficace avec les fournisseurs engagés est essentielle pour veiller à ce qu'ils disposent des connaissances et des informations spécifiques au site nécessaires pour accomplir leur travail. Non seulement elle atténue les risques d'incidents potentiels, mais elle permet également à vos fournisseurs de demeurer au fait de tout changement ou de toute nouvelle pertinente qui pourrait affecter leurs tâches.

Des plateformes de communication dédiées aux fournisseurs, comme celle de Cognibox, vont plus loin et permettent de vérifier que les fournisseurs engagés ont bien lus les documents et les communiqués. Si quelque chose tourne mal, vous pouvez confirmer s’ils ont suivi ou non les protocoles qui leur avaient été envoyés.

Il est important de garder en tête que si les plateformes de communication peuvent contribuer à réduire les risques et faciliter votre processus de diligence raisonnable, leur efficacité dépend de la qualité des informations transmises via celles-ci. Veillez donc à ce que vos messages soient clairs et facilement compréhensibles pour le public visé.

2. Gérer l'efficacité et la qualité des travaux sous-traités

Sans une bonne communication avec les fournisseurs, les projets peuvent stagner ou prendre plus de temps que prévu. Une communication fréquente et ciblée avec les fournisseurs renforce la qualité de leur travail en réduisant les pertes de temps et le nombre d'échange. Cela signifie moins d'heures facturées et une exécution plus efficace des tâches.

Un portail de communications où les fournisseurs et les employés peuvent consulter les documents importants, le matériel de formation et les calendriers d'événements, en un seul endroit, permet de gagner encore plus de temps en éliminant la nécessité de rechercher l'emplacement de chacune de ces ressources. Grâce à une plateforme hébergée sur le Cloud, les modifications apportées à la documentation relative à la formation ou à la sécurité effectuées par une entreprise sont automatiquement transmises aux fournisseurs, qui reçoivent ainsi les révisions en temps réel.

Une communication efficace repose également sur les informations que vous ne communiquez pas à vos fournisseurs. Le fait de cibler les communiqués aux groupes concernés parmi l'ensemble de vos fournisseurs réduira la confusion et les informations superflues pour ceux dont les informations partagées ne s'appliquent pas. En d'autres termes, les mises à jour transmises ne doivent l'être qu'en cas de besoin et ne doivent être envoyées qu'aux travailleurs concernés.

3. Bâtir des relations commerciales plus solides avec des fournisseurs impliqués

Un fournisseur impliqué est un fournisseur productif. Communiquer régulièrement avec vos fournisseurs favorise une culture de travail compétente et ingénieuse où les fournisseurs se sentent responsabilisés et motivés pour accomplir leurs tâches de façon optimale.

En initiant le dialogue et en encourageant l'échange d'informations avec vos fournisseurs, vous ne faites pas que vous assurer qu'ils sont informés des objectifs et du périmètre d'un projet. Le rapport et l'engagement accrus établis entre un fournisseur et son entreprise donneur d’ordres favorisent également un environnement de travail dans lequel les fournisseurs se sentent en confiance pour apporter leurs commentaires, leur expertise et leurs suggestions sur des façons d'améliorer l'efficacité d'un projet. Ils peuvent également être plus enclins à partager leurs connaissances avec les employés internes, ce qui augmente encore le savoir-faire global de tout travailleur impliqué dans le projet.

De nombreux facteurs entrent en jeu lorsqu'il s'agit de communiquer efficacement avec les fournisseurs - surtout dans des environnements de travail où les choses changent à chaque instant. Ce qu'il faut retenir ici, c'est qu'un échange d'informations significatif et ciblé avec les fournisseurs contribue grandement à améliorer l'efficacité organisationnelle et à atténuer les risques.