Gestion de la sous-traitance : comment choisir la bonne solution

De nos jours, la gestion de la sous-traitance n’est souvent plus une activité qu’il est possible d’assurer manuellement ou à l’aide d’un simple fichier Excel. Le passage à un système de gestion de la sous-traitance complet et intégré s’impose pour bon nombre d’entreprises qui désirent assurer leur croissance tout en conservant le plein contrôle de leurs activités.

Une question se pose alors : comment choisir la bonne solution? Et plus précisément : comment choisir la bonne solution pour vous? Comme il s'agit d'un investissement important, vous gagnerez à y accorder une bonne réflexion en amont. Pour vous aider dans votre analyse, voici quelques points à considérer.

Lire aussi : 10 critères pour bien choisir un logiciel de la conformité des sous-traitants

Répond à vos besoins

Avant même de vous lancer dans la recherche d’une solution de gestion de la sous-traitance, il importe de déterminer vos besoins.

Pour ce faire, vous devez considérer :

• le nombre de sous-traitants avec lesquels vous faites affaire
• le nombre de sites (usines, chantiers, entrepôts, etc.) en exploitation
• la disponibilité des ressources internes affectées à la gestion des sous-traitants
• les risques auxquels vos travailleurs et votre entreprise sont exposés

Plus les risques sont élevés, plus l'entreprise a intérêt à confier la gestion de ses sous-traitants à une firme externe ou à se tourner vers un outil efficace de gestion de la sous-traitance. En effet, un risque élevé signifie une haute probabilité d'occurrence du danger et un haut niveau de sévérité de la conséquence du danger, lorsqu'il survient.

De plus, un nombre élevé de sous-traitants et de sites en exploitation, jumelé à une faible disponibilité des ressources internes, augmente le temps nécessaire à la gestion des sous-traitants, ce qui implique souvent que les ressources internes affectées à cette tâche délaissent naturellement les autres processus de gestion de la santé, de la sécurité et de l'environnement, créant des lacunes ailleurs dans l'entreprise. Le recours à un logiciel et aux services d'impartition de la gestion se présente alors comme un choix judicieux.

Adapté à votre réalité

Les excellentes solutions de gestion de la sous-traitance ne sont pas conçues que par des professionnels des TI : leur conception nécessite aussi l’expertise de gens du terrain. Car à quoi sert un logiciel s’il ne facilite en rien les processus rattachés à vos tâches quotidiennes?

La solution doit pouvoir répondre à vos besoins et s’adapter à la réalité de votre entreprise et à celle de votre industrie. L’approche « passe-partout » est donc à éviter puisqu’elle ne répondra qu’en partie à vos attentes.

Ergonomique et convivial

Ergonomie et convivialité. Voilà deux éléments différenciateurs des logiciels de gestion de la sous-traitance. À première vue, tous les systèmes peuvent vous paraître identiques et dotés des mêmes fonctionnalités. Mais ne vous laissez pas berner…

Car si vous cherchez chaque fois l’emplacement d’un répertoire souvent consulté ou si vous devez cliquer huit fois pour vous rendre à une section en particulier, votre utilisation du logiciel deviendra rapidement frustrante. Vous serez alors tenté de délaisser votre outil pour revenir à vos anciennes méthodes.

Facile à implanter

Les solutions de type SaaS (Software as a Service ou logiciel à la demande, en français) ont de plus en plus la cote auprès des entreprises qui souhaitent se moderniser sur le plan informatique.

Plus faciles à implanter que le logiciel traditionnel et exigeant moins de ressources affectées à la maintenance, ces solutions entièrement externes présentent aussi l’avantage de se heurter moins souvent à la réticence des équipes TI. Les notions de modularité et de flexibilité de ces outils contribuent également à en faire un choix sensé puisqu’elles permettent à l’entreprise de ne choisir que les options utiles dans le cadre de ses activités.

Soutenu par une équipe d'experts

La flexibilité et la modularité constituent un bon point de départ. Mais elles ne garantissent pas de pouvoir personnaliser entièrement la solution aux besoins de votre entreprise.

Pour une solution véritablement personnalisée, assurez-vous que le logiciel est assorti d’un service de soutien technique qui assure la prise en charge de l'implantation clé en main. L’équipe technique sera alors en mesure de vous accompagner en vue de procéder à une personnalisation plus complexe, qui demande certaines connaissances avancées de l’outil. Cette intervention contribuera ensuite à vous faire économiser temps et argent en vous permettant de réaliser vos tâches de manière fluide et beaucoup plus efficace.

Compatible avec les systèmes en place

Idéalement, la solution doit être compatible avec tous vos systèmes informatiques afin de pouvoir y intégrer tous les organes de votre entreprise : ressources humaines, qualité, sûreté, etc. Une intégration avec le progiciel de gestion intégré de l'entreprise (ERP) - comme SAP ou Oracle pour gérer toutes les ressources de l'entreprise - et avec le système de contrôle de la sûreté du site est d'autant plus idéale. Cette compatibilité vous permettra de réduire grandement les interventions et de centraliser vos données et vos ressources, vous faisant gagner en temps et en efficacité.

De plus, la mobilité est désormais un aspect crucial pour un nombre croissant de travailleurs, sur les chantiers comme sur la route. L’accès aux informations à distance est devenu une nécessité et non plus un luxe, car elle permet d’assurer la productivité des travailleurs et de faciliter les communications.