Pourquoi la gestion de la sous-traitance passe par la technologie

Au cours des dernières années, la technologie s’est véritablement infiltrée dans nos vies. Aujourd’hui, son utilisation semble banale, mais fut une véritable transition. En fait, il n’y a pas si longtemps, nous allions au club vidéo pour louer un film, trimballions de la monnaie dans notre portefeuille et utilisions une carte routière. Aujourd’hui, nous louons nos films directement sur la télévision, payons avec notre téléphone intelligent et utilisons un système GPS.

La technologie au travail, lentement mais sûrement

La technologie s’immisce beaucoup dans notre vie personnelle. Pourtant, elle se fait beaucoup plus timide dans notre vie professionnelle.

Pourquoi est-ce qu’au travail, les choses ne changent-elles pas aussi vite? Pourquoi est-il toujours courant de remplir des registres papier, de photocopier des formulaires et de garder des copies dans un classeur? Pourquoi est-ce que nous nous contentons d’une gestion des documents laborieuse où la mise à jour, la compilation et l’élimination manuelle des documents continuent d’être des tâches fastidieuses? En fait, pourquoi ceci est-il perçu comme normal au travail, alors que dans notre vie de tous les jours, nous choisissons la technologie pour simplifier nos opérations sans trop nous poser de questions?

En fait, il apparaît pratiquement impossible de répondre à ces questions sans tomber dans les clichés sur le conservatisme en milieu de travail, de la mainmise des départements TI sur le choix des applications permises, etc. Réalistement, il est vrai que chaque organisation possède des contraintes bien précises. Toutefois, nous vivons dans une ère où nous retrouvons une multitude de solutions technologiques adaptées au besoin et au budget de tous et chacun, nous permettant ainsi d’être aussi efficients au travail qu’à la maison.

Comment arrimer technologie et gestion de la sous-traitance

Un domaine où la technologie peut changer la donne, c’est dans la gestion des sous-traitants et de leur conformité.

Comme la plupart des entreprises, vos principaux enjeux reliés à la gestion de la sous-traitance reposent probablement sur la gestion des dossiers des employés et le transfert des connaissances SST.

Saviez-vous que la technologie peut vous permettre de résoudre ces enjeux et de gérer plus facilement et efficacement vos processus?

Lorsqu’on parle de technologie, on ne fait pas uniquement allusion aux outils Microsoft Office ou aux courriels. Des systèmes spécialisés, beaucoup plus complets, sans être plus complexes, existent et permettent d’éliminer le traitement manuel des informations.

Les avantages de la technologie en gestion de la sous-traitance

• Réaliser des économies de temps et d’efforts
• Communiquer en temps réel et archiver les discussions
• Accéder au profil de chaque sous-traitant sur tablette électronique ou téléphone intelligent, sur une multitude de sites et synchroniser les modifications instantanément
• Automatiser les contrôles d’accès aux sites et aux installations avec les profils de compétences des employés et autoriser l’accès uniquement à ceux qualifiés et autorisés
• Émettre automatiquement des alertes et des rapports présentant les échéances rattachées aux formations des employés
• Utiliser des outils de filtre préprogrammés pour chercher de l’information rapidement dans le système au lieu de passer un à un les dossiers papier des employés

Bref, la technologie permet de gérer moins de paperasse, de faire plus en moins de temps et d’utiliser vos ressources en prévention sur le terrain plutôt que derrière un bureau, donc d’optimiser vos processus.

La gestion documentaire simplifiée et fiable

Des logiciels de gestion, communément appelés « systèmes de gestion de la sous-traitance », ont été conçus pour effectuer tout le processus de qualification de vos sous-traitants et de leurs travailleurs, avec des fonctionnalités telles que l’archivage, l’émission d’alertes, la gestion des échéances, des permis de travail, etc., afin de vous assurer de leur conformité.

Hébergées en mode infonuagique, ces solutions «SaaS» nécessitent uniquement un accès à Internet et permettent d’accéder à vos informations de n’importe où, peu importe l’ordinateur ou votre position géographique, sans aucune installation logicielle particulière.

Fini le partage de documents et la mise à jour de versions via une clé USB ou sur votre serveur, où la gestion des autorisations d’édition peut être un véritable casse-tête.

Une sécurité accrue

Un des avantages de vous appuyer sur un système externe hébergé en infonuagique est la sécurité de vos informations. Elles sont désormais enregistrées « dans le nuage », hébergées sur des serveurs hautement sécurisés, dans des environnements dédiés et gérés par des spécialistes TI. Puisque rien n’est physiquement archivé dans votre entreprise, que ce soit des dossiers papier ou encore des données sur vos propres supports numériques, le risque de perdre de l’information est pratiquement éliminé.

La technologie vous permet de transférer la responsabilité de la gestion de la sécurité de vos données à des spécialistes et donc, de vous concentrer sur les opérations d’entreprise qui comptent vraiment.

La technologie comme outil de communication

Comme plusieurs entreprises, vous avez probablement un système de partage de l’information comme un intranet, des journaux internes ou des babillards. Ces outils sont surtout dirigés vers les employés permanents qui peuvent s’y référer continuellement.

Pour un sous-traitant qui se présente pour la première fois sur vos sites, il est fort possible qu’il passe à côté de ces communications ou ne saisisse pas complètement les informations affichées, car elles sont uniques à votre entreprise.

Les sous-traitants sont souvent appelés à une heure précise pour effectuer une tâche dans un délai prédéterminé. Le temps presse et leur intérêt n’est pas à la lecture des multiples guides et avis affichés.

C’est là que la technologie intervient. Les outils digitaux permettent de diffuser automatiquement des documents aux sous-traitants via leur profil pour leur transmettre l’information avant qu’ils se présentent sur votre site.

La formation e-learning

La formation e-learning est l’un des outils les plus populaires auprès des entreprises. Utilisée conjointement à un système de gestion de la sous-traitance, la formation e-learning est reliée au profil du travailleur. Il est donc possible de suivre si ce dernier a véritablement suivi la formation et lui donner accès à vos installations seulement s’il a navigué dans tous les modules de la formation.

Grâce à la technologie, vous n’avez aucune action précise à faire, sauf celle de consulter le profil du travailleur une fois que l’alerte indiquant que la formation a été réussie apparaît.

En plus de permettre de sauver du temps et de l’argent, la technologie aide les entreprises à améliorer la sécurité de leurs sous-traitants, mais aussi de leurs propres employés.

Puisque la technologie permet une gestion simplifiée et plus rapide de l’information, les ressources initialement dédiées au traitement manuel des dossiers et à la photocopie des preuves de formation sont maintenant libérées pour être là où ça compte vraiment, soit sur le terrain, en train d’analyser les dangers des installations, mettre en place des mesures de prévention, coacher les travailleurs, etc.

L’arrivée de la technologie permet aux responsables SST de se concentrer sur des éléments concrets de santé-sécurité et d’aider à établir une forte culture SST.