10 critères pour bien choisir un logiciel de la conformité des sous-traitants

Saviez-vous qu’un logiciel de gestion de la sous-traitance permet d’éliminer 80 % du temps consacré à des tâches cléricales et sans valeur ajoutée comparativement à lorsqu’elles sont faites manuellement à l’interne?

Ce temps « économisé » peut alors être consacré à des activités de prévention et de gestion des risques.

Toutefois, tous les systèmes ne sont pas égaux. Assurez-vous de faire le bon choix pour en tirer tous les avantages.

De nos jours, que la solution soit hébergée sur le « cloud » et accessible sur mobile ne suffit pas; c’est plutôt le minimum. Voici 10 éléments à examiner lors de votre magasinage pour une solution de gestion de la sous-traitance, afin de vous prévaloir de celle qui générera un véritable retour sur investissement.

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1. Service-conseil

Le fournisseur choisi doit être en mesure de vous conseiller sur les programmes de conformité qui répondent le mieux aux exigences légales et règlementaires de votre industrie. Vérifiez si l’équipe derrière le logiciel connaît le domaine de la santé-sécurité au travail, principalement au niveau de la gestion des risques en sous-traitance, et qu’elle ne détient pas uniquement une expertise informatique pour le développement de systèmes.

2. Expertise des ressources en implantation et gestion du changement

Le succès de l’implantation est souvent la clé pour une expérience réussie. Faites quelques recherches afin de connaître l’expertise de l’équipe dédiée au projet et les types de services offerts par l’entreprise avant, pendant et après l’implantation.

• Quelles sont les responsabilités du fournisseur?
• Quels éléments prendra-t-il en charge?
• Quelles actions devront être pilotées par votre équipe?

Processus d’implantation personnalisé

Assurez-vous que vous ne serez pas assujetti à l’agenda du fournisseur, mais que celui-ci pourra faire l’implantation au moment qui vous conviendra.

• Est-ce que le fournisseur est ouvert à prolonger ou resserrer l’échéancier de quelques semaines pour s’adapter aux réalités de votre entreprise?
• Est-ce que le fournisseur accepte de diviser l’implantation en plusieurs phases? Est-il flexible dans sa méthode de travail? Pourrez-vous prioriser votre site qui sera bientôt en « shutdown » puisque ce dernier représente plus de risques à court terme?

3. Gestion des différents niveaux de risque

Demandez-vous quels sont les sous-traitants que vous désirez gérer dans ce système. Idéalement, et cela vous aidera à avoir une démarche assidue répondant aux plus hauts standards de diligence raisonnable, vous devriez gérer tous les types de sous-traitants dans la même plateforme. En effet, tous les travailleurs, peu importe leur taille ou leur domaine d’expertise, méritent d’être traités également et sécuritairement.

• Est-ce que le questionnaire de qualification vous permet de valider tous les éléments critiques à considérer dans un programme de gestion des risques?
• Est-ce que le logiciel offre une vue précise des entreprises sous-traitantes plus à risque?

4. Intégration des différents types de sous-traitants

Selon la nature des travaux, différents types d’entrepreneurs sont requis. Le système convoité vous permet-il d’intégrer tous les types de sous-traitants?

Du tondeur de pelouse à l’électricien, comment est-ce que le logiciel intègre les différents types de sous-traitants? Est-ce que le fournisseur du logiciel peut facilement segmenter les questionnaires de qualification pour accommoder une plus petite entreprise d’aménagement paysager qui n’aurait pas besoin de fournir un programme de production industrielle?

Il est fréquent que les grandes corporations accordent une importance particulière et étudient plus attentivement le profil des gros sous-traitants pour des travaux plus dangereux afin de s’assurer que ces derniers aient une fiche parfaite pour limiter les catastrophes. Cependant, il est important de garder en tête qu’un plus petit sous-traitant représente aussi des risques.

Qu’un accident soit causé par un gros ou par un petit sous-traitant, les dommages seront peut-être différents, mais votre entreprise devra dans chacun des cas faire preuve de diligence raisonnable. Regrouper les dossiers de chaque entrepreneur devant se présenter sur vos sites à un même endroit vous permet d’avoir une vue d’ensemble et de gagner du temps.

• Comment sont intégrés les petits sous-traitants?
• Est-ce possible d’avoir plusieurs niveaux de questionnaires?
• Quels niveaux de soutien et de service sont offerts aux plus petits sous-traitants?

5. Satisfait vos attentes

Respect de vos besoins opérationnels à court, moyen et long terme

La décision d’implanter un tel logiciel se prend souvent le jour où les dirigeants réalisent que la gestion de la sous-traitance prend du temps et des ressources considérables, et que le fait de ne pas la gérer adéquatement comporte des risques financiers et d’atteinte à la réputation importants.

L'objectif de se doter d’un pareil système est de s’aider à travailler plus efficacement

C’est pourquoi il est important de définir vos attentes dès le début. Mettez sur papier votre processus actuel et relevez où ce dernier pourrait être plus efficace. Où est-ce que le bât blesse?

• Que voulez-vous améliorer avec ce logiciel?
• Quelles informations voulez-vous compiler?
• Comment voulez-vous consulter les informations?
• Serait-ce pertinent d’intégrer ce logiciel à vos autres systèmes, tels que votre ERP?
• Combien de personnes de votre entreprise utiliseront ce logiciel?
• Est-ce que ce logiciel sera utilisé pour plusieurs sites?

Répond aux besoins de plusieurs intervenants dans l’entreprise

Plusieurs personnes sont directement concernées par un tel système. Par exemple, les responsables en santé-sécurité pourront suivre les statistiques des incidents/ accidents des sous-traitants et consulter leurs programmes de prévention. Les spécialistes en approvisionnement s’intéresseront à la qualification des sous-traitants au regard des normes de l’entreprise, des risques et de la qualité du travail fourni. Le service du contentieux et celui de la santé-sécurité porteront une attention particulière à la documentation pour être en mesure de prouver l’effort de diligence raisonnable de l’entreprise en cas d’incident/accident.

Lors du processus de sélection d’un fournisseur, pensez à impliquer les autres départements de votre organisation qui seraient enclins à profiter d’un tel logiciel, afin de connaître à l’avance comment ce dernier pourrait répondre à leurs besoins.

6. Sécuritaire et fiable

Souvent oubliés ou négligés, car considérés comme ennuyants, les éléments de sécurité ont pourtant un très gros impact.

• Quelle est la politique de confidentialité et de protection des données du fournisseur? Demandez au fournisseur s’il a modelé sa solution à partir des principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée « Code type pour la protection des Données personnelles» (CAN / CSA-Q830-96) et si celle-ci tient compte des dispositions du Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (« RGPD », intitulé « Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE »).
• Où seront enregistrées vos données?
• Vos données seront-elles hébergées sur un serveur sécurisé, sur le « cloud », etc.? Est-ce un logiciel de type SaaS?
• Quelles sont les mesures de sécurité en place pour protéger vos données?
• Est-ce que le fournisseur du système fait régulièrement des mises à jour de la sécurité?
• Est-ce que la solution est disponible sur mobile?

7. Structure de prix

Est-ce que la tarification est fixe par module? Est-ce une licence annuelle? Est-ce que le prix est fixé en fonction du nombre d’utilisateurs? Est-ce que la facture est plutôt entièrement refilée à vos sous-traitants? Est-ce qu’il y a des coûts supplémentaires pour l’implantation, la formation, les termes de service, etc.?

Notez ces informations et évaluez le pour et le contre de chacune des options en regard de vos propres critères et besoins. Avant de faire votre choix, regardez l’ensemble des éléments et la valeur ajoutée de chacun. Souvent, se priver de quelque chose à cause du prix a pour conséquence de passer plus de temps à le faire d’une autre façon. Le temps, c’est de l’argent.

L’acquisition d’un logiciel de gestion de la sous-traitance représentera nécessairement un investissement important de la part de l'entreprise. Si le prix demeure néanmoins un facteur primordial, veillez à ce que l’économie générée par une solution moins performante ne vienne pas pénaliser votre entreprise à plus long terme.

8. Fonctionnalités offertes

Choisissez un système qui offre des fonctionnalités dont vous avez besoin maintenant et dans le futur. Les fonctionnalités les plus utiles pour bien gérer la sous-traitance sont : la préqualification, la gestion des employés, la formation en ligne, la gestion des travaux et l’évaluation.

Regardez attentivement les fonctionnalités et les modules offerts, et demandez-vous : est-ce que ceux-ci comblent un réel besoin?

• Est-ce que le logiciel comporte des modules adaptés pour répondre aux spécificités de votre industrie?

9. Flexible et personnalisable

Informez-vous des options de personnalisation possibles.

• La structure vous permet-elle de personnaliser les questionnaires, les catégories de documents et le processus d'approbation?
• La solution peut-elle être configurée en fonction des besoins précis de votre secteur d’activité, des niveaux de risque et de vos différents sites d’exploitation, par exemple?
• Le logiciel peut-il s’intégrer à vos autres systèmes de gestion?

De plus, quelle est la philosophie du fournisseur par rapport au développement de nouvelles fonctionnalités? Est-il ouvert aux suggestions, aux nouvelles idées qui répondraient mieux à vos besoins?

10. Services aux sous-traitants

L’implantation d’un tel logiciel repose beaucoup sur la collaboration des sous-traitants.

• Est-ce que le fournisseur du système accompagne vos sous-traitants à chaque étape de l’implantation ou devez-vous plutôt prendre en main les diverses communications à transmettre à vos sous-traitants?
• Quels sont les services fournis aux sous-traitants? Est-ce que des séances de formation leur sont offertes? Est-ce que l’équipe du fournisseur peut les conseiller dans leur qualification? Est-ce que les sous-traitants bénéficient d’un soutien technique suite à l’implantation? À qui peuvent-ils se référer s’ils ont des questions sur l’utilisation du logiciel?

Après avoir analysé scrupuleusement vos besoins et dressé une liste de vos incontournables, n’hésitez pas à solliciter des démos de plusieurs solutions afin de mieux comprendre les différentes options et vous faire cheminer dans votre réflexion. De plus, cette première approche vous permettra de développer une relation avec le fournisseur, de tester son expertise et de vérifier si cette équipe est le bon partenaire pour votre entreprise.