6 raisons d'utiliser la technologie en gestion de la sous-traitance

Digitalization, industrie 4.0., infonuagique, cloud computing, Internet des objets, etc. sont des termes de plus en plus populaires. Les articles abordant ces sujets se multiplient et nombreux sont les auteurs affirmant que ces technologies ne sont que la pointe de l’iceberg.

Il est vrai que depuis plusieurs années, la technologie a grandement influencé nos façons de faire tant dans notre vie personnelle, par exemple avec l’arrivée du paiement en ligne ou du GPS, que dans notre vie professionnelle, avec les systèmes ERP (Enterprise Ressource Planning) et CRM (Customer Relationship Management) pour ne nommer que ceux-là. Cette vague technologique a sans doute déjà frappé votre entreprise, mais comment pouvez-vous en tirer profit pour optimiser la gestion de vos sous-traitants?

Voici les principales raisons pour lesquelles vous devriez dès maintenant adopter la technologie pour gérer vos sous-traitants.

1. Une communication automatisée avec vos sous-traitants

Vous devez fréquemment rejoindre en temps utile, voire en temps réel, des dizaines d’entreprises et choisir des sous-traitants qualifiés pour accomplir des tâches.
Avez-vous vraiment le temps de le faire par courriel? De valider chaque adresse, de trier à quel employé de quel sous-traitant envoyer l’information? De regarder le profil de vos sous-traitants un à un pour trouver celui qui est le mieux qualifié pour la tâche? De faire des relances pour lui rappeler de vous envoyer son certificat d’assurance? Bref, de vous assurer de la conformité de vos sous-traitants?

Un système de gestion de la sous-traitance prend en charge de façon centralisée et automatisée vos communications avec vos sous-traitants, en plus de gérer les mises à jour des coordonnées, des assurances, etc. Fini les envois manuels par courriel qui prennent des heures!

2. Une traçabilité des échanges

Il est possible que les réponses données lors du processus de qualification de vos sous-traitants ne répondent pas du premier coup à vos exigences. La correspondance back & forth avec vos sous-traitants est une réalité et peut être autant essentielle à conserver que les réponses finales. C’est en fait la conversation entière qui sera utile si vous devez prouver votre diligence raisonnable. Conserver chaque morceau de la communication est donc crucial.

Comment gardez-vous une trace de ces échanges? Un système en ligne vous permet de conserver toutes les communications et leurs dates sans effort, en plus de faciliter la recherche d’information grâce aux outils de filtre performants.

3. Une gestion simplifiée des dossiers des employés

La conformité de vos sous-traitants passe nécessairement par le contrôle des formations de leurs employés et s’avère un point essentiel dans la gestion des risques.

En plus des dossiers généraux des entreprises sous-traitantes, vous devez gérer les profils de ces employés pour vous assurer que vous faites affaire avec une main-d’œuvre qualifiée et compétente qui est en mesure de réaliser les travaux en toute sécurité.

Les entreprises sous-traitantes emploient des dizaines, voire des centaines de travailleurs souvent membres de corps professionnel. Ces derniers sont mobiles et changent d’employeurs au gré des contrats.

En utilisant une solution « SaaS » pour la gestion de la sous-traitance, les travailleurs ont leur propre dossier de formations et de compétences qui les suivent, peu importe le sous-traitant qui les emploie, et ce, même s’ils changent d’employeur. Les mises à jour et les suivis sont ainsi simplifiés.

Un système technologique fournit l’arborescence et toute la programmation reliée à la gestion des dossiers. Les informations relatives à l’employé sont compilées automatiquement dans un format prédéterminé sans que vous ayez à construire des gabarits, numériser des documents, créer des outils de filtre, etc.

4. Une gestion simplifiée des mises à jour

Gérer les mises à jour de documents en lien avec la qualification d’un seul sous-traitant se fait assez bien, mais en gérer des dizaines, voire des centaines, est un exercice beaucoup plus laborieux.

La technologie amène le concept d’alerte automatique. Ainsi, au lieu de gérer les dates d’échéances manuellement en créant des piles de dossiers prioritaires, à l’aide de post-it, d’un calendrier ou encore d’un fichier Excel, c’est le système qui envoie une notification au moment où vous l’aurez décidé, que ce soit un mois à l’avance ou quelques heures avant l’expiration.

La technologie agit réellement comme un ange gardien. Elle vous permet de vaguer à d’autres occupations et vous êtes averti seulement au moment opportun, lorsque votre intervention est nécessaire. Toutefois, si vous ne voulez pas être dérangé, la technologie permet aussi de programmer l’envoi d’un message instantané au sous-traitant lors de l’émission de l’alerte.

5. La diffusion d’une formation d’accueil uniforme

Comme sur la plupart des sites industriels, l’accès à vos installations nécessite probablement le visionnement de la formation d’accueil spécifique à votre site. Si ce n’est pas le cas, peut-être devriez-vous vous en inquiéter.

Si vous procédez par cours magistraux ou visites des lieux pour transmettre les informations précises de votre entreprise à vos sous-traitants, vous savez que ces méthodes mobilisent vos ressources en temps, entraînent des coûts récurrents importants et que la qualité du transfert de l’information peut variée d’une journée à l’autre dépendamment du superviseur et des réalités opérationnelles du moment.

Grâce à la technologie, ce processus d’accueil peut facilement être converti en e-learning. La conversion de la formation d'accueil en e-learning peut vous faire économiser temps, argent et ressources, sans compter que l’enregistrement de la preuve de formation se fait en temps réel dans le dossier électronique des travailleurs.

Les avantages de la formation d’accueil en ligne

Le mode e-learning permet d’ailleurs d’assurer une uniformité dans les contenus de formation puisque les notions sont les mêmes pour tout le monde.
Impossible de tourner les coins ronds. Un test est ajouté automatiquement à la fin de chaque module pour valider les connaissances de l’apprenant. Dans le cas d’une réussite, le dossier de formation du sous-traitant est automatiquement mis à jour automatiquement. Par contre, s’il échoue la formation d’accueil, sa carte n’est pas activée pour lui donner accès au site.

6. Un accès centralisé à une information fiable

Grâce à la technologie, les données sont hébergées dans le nuage et sont accessibles de partout via un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent muni d’une connexion Internet. Les responsables peuvent tous accéder aux mêmes fichiers, en même temps, et les modifier tour à tour sans craindre d’écraser le travail d’un autre. Chaque modification s’enregistre en temps réel. Plus besoin d’un système de gestion de versions par date, par personne, etc., ni d’infrastructures informatiques complexes; la technologie s’en occupe!

Fini le transfert des fichiers par courriel ou sur clé USB. Vous vous assurez ainsi que tous prendront une décision basée sur de l’information similaire et à jour.

La technologie vous permet de gérer moins de paperasse, de faire plus en moins de temps et d’affecter des ressources sur le terrain au lieu de derrière un bureau. Qu’attendez-vous?