Le monde de la gestion de projet : Jongler avec de nombreuses responsabilités

On dit que le battement d’aile d’un papillon pourrait influencer la météo de l’autre côté de la planète.

Les gestionnaires de projets n'ont peut-être pas d'ailes, mais leurs décisions ont un impact sur chaque élément de leur travail. Depuis toujours, les gestionnaires de projet se sont concentrés à équilibrer le budget, respecter le périmètre du projet et les échéanciers.

De nos jours, les projets ne peuvent être effectués sans que l'on accorde autant d'attention à l'atténuation des répercussions sur la sécurité au travail et l'environnement, à l'assurance qualité et à la gestion des ressources. Ces éléments viennent souvent avec l'embauche de sous-traitants. Tout ça mis ensemble fait que le gestionnaire de projet a plusieurs balles avec lesquelles jongler. Et bien sûr, si une balle tombe, le rythme du jongleur est déséquilibré et les autres vont probablement suivre.

Travailler avec des sous-traitants ajoute incontestablement une couche de complexité. Même lorsqu'un gestionnaire de projet identifie les risques potentiels, les normes de qualité et les ressources nécessaires liés au travail, l'embauche d’une main-d’œuvre externe a plusieurs faces cachées.

Avez-vous correctement identifié les risques de votre projet en matière de santé et sécurité?

Si vous et vos entrepreneurs comprenez tous les risques associés aux travaux, vous êtes sur la bonne voie. Mais vous devez tout de même vous assurer qu'ils sont correctement formés et qualifiés pour votre site. Il est également important de tenir compte du fait qu’ils accèdent peut-être à votre site pour la première fois et qu'ils ne connaissent pas l'environnement de travail.

Et puis, il y a les angles morts - les risques potentiels dont votre entrepreneur est peut-être conscient, mais que vous n'avez pas identifiés. De même, il peut y avoir des risques cachés qui ne sont pas apparents pour le travailleur externe. Si vous et votre entrepreneur n'êtes pas sur la même longueur d'onde quant au niveau de risque du projet, le scope, le budget, la qualité et les ressources alloués seront tous affectés. C'est aussi un indicateur que votre programme de formation a peut-être besoin d'être mis à jour. Vous devrez alors réévaluer les éléments reliés à la qualification et la formation pour la tâche déléguée, ce qui signifie un retour à la case départ.

La documentation est-elle facilement accessible, tant pour vous que pour vos sous-traitants?

Vous avez identifié tous les risques en matière de santé et de sécurité du projet, mais vous devez également avoir les politiques, les permis, les directives et les plans d'urgence appropriés pour garantir que votre organisation fait preuve de diligence raisonnable, tout en respectant les règles nationales et locales.

Il ne s'agit pas seulement de rassembler toute la documentation appropriée, vous devez aussi la rendre disponible aux employés des sous-traitants travaillant sur le projet. Même si la documentation est facilement accessible, comment vous assurez-vous que votre main-d’œuvre externe lit réellement et suit les protocoles? Et que faites-vous lorsque les règles ou la formation doivent être mises à jour?

Considérant tous ces éléments, la complexité d’un projet ne fait que s’accentuer sachant que chaque élément s’influence mutuellement.

Avez-vous un système centralisé pour gérer vos sous-traitants?

Nous avons identifié les différentes considérations auxquelles un gestionnaire de projet doit tenir compte lors de la planification et la réalisation d'un projet. Le budget, le temps, le périmètre de projet, les ressources, le risque et la qualité doivent être considérés à la fois individuellement et comme un tout.

De nombreuses organisations utilisent des d'outils différents pour gérer ces éléments : systèmes de suivi budgétaire, registres de gestion du temps, fichiers Excel pour suivre la qualification des entrepreneurs, etc. Souvent, chacun de ces éléments est géré en silo par différents employés de différents départements. Mais si nous savons que chaque élément a un effet d’entraînement sur l’ensemble du projet, comment pouvons-nous nous assurer que nous atteignons les objectifs principaux tout en restant sur la bonne voie, et ce à chaque étape?

Lire aussi : Sous-traitance : aller plus loin grâce à un outil de gestion des travaux

La solution réside dans l'utilisation d'une solution de gestion dédiée et centralisée à la conformité des employés et des entrepreneurs. Les gestionnaires de projet peuvent bénéficier de ce type de plateforme :

• Gérer et contrôler la formation et la qualification des sous-traitants.
• Assigner les sous-traitants pour le travail auquel ils sont qualifiés.
• Communiquer les protocoles santé-sécurité et les mises à jour de formation aux employés des sous-traitants.
• Vérifier que les entrepreneurs facturent correctement, en sachant le temps réellement travaillé et le fait qu'ils soient apprentis ou experts.
• Intégrer les nouveaux sous-traitants et s’assurer qu’ils sont qualifiés selon vos exigences.

En utilisant une solution dédiée à la gestion de la conformité, les gestionnaires de projet peuvent aborder de façon intégrée chaque responsabilité en un seul endroit.

Ainsi, une solution centralisée permet de gagner du temps et de réduire les étapes en affectant les entrepreneurs pour les tâches auxquelles ils ont les compétences et les formations. Si un travailleur externe doit être informé au sujet des nouveaux protocoles ou des nouvelles directives santé-sécurité, le système de gestion de la sous-traitance centralisé permet d’assurer qu’il a toute l’information et les formations nécessaires et à jour avant d’entrer sur le site. L'utilisation d'une solution centralisée de gestion des sous-traitants peut également réduire considérablement le temps consacré à la gestion des sous-traitants et améliorer les processus opérationnels.

Aucun système ne permettra d'harmoniser entièrement tous les aspects de la gestion de projet, mais il peut réduire considérablement le chaos et l'effet d'entraînement que chaque décision a sur l'ensemble du projet.

Nous ne voyons peut-être pas la météo changer lorsqu'un papillon bat des ailes, mais une approche holistique permet d'anticiper, de prévoir et de planifier des actions en apparence mineures qui ont pourtant des répercussions énormes sur les projets.