Évaluation de la performance des sous-traitants : un élément négligé

« Impossible d’améliorer ce que l’on ne mesure pas. »

Cette phrase célèbre en gestion explique très bien le fondement de l’amélioration continue, un principe qui me passionne depuis plus d’une décennie. Son fondement s’applique aussi bien au niveau personnel qu’au niveau professionnel; par exemple lors de l’essai d’une nouvelle recette, s’il n’y a aucune trace de la quantité exacte de chaque ingrédient qui la compose, comment pourra-t-on la rendre moins ou plus épicée la prochaine fois? Mesurer nos gestes est la clé pour savoir où investir nos énergies afin d’obtenir un meilleur résultat.

La même chose s’applique en entreprise. Il importe, par exemple, de connaître le nombre standard d’heures associé à une tâche pour bien planifier les opérations. En ayant des données sur l’état normal, il est par conséquent plus facile de percevoir les écarts, et donc de cibler des actions pour rectifier la situation. Ceci est d’autant plus vrai en gestion de la sous-traitance.

Contactez-nous pour savoir comment l'évaluation de la performance peut être ajoutée à votre processus de gestion de la sous-traitance dans Cognibox.

Pourquoi évaluer ses sous-traitants?

La théorie et la pratique sont deux choses bien distinctes, surtout lors de la sélection d’un sous-traitant. Ce dernier a beau avoir des certificats d’assurance valides et posséder toutes les qualifications requises, rien n’indique que son attitude et sa performance seront exemplaires le jour J.

Procéder à l’évaluation de ses fournisseurs permet de faire un choix réfléchi à partir d’éléments tangibles. Une telle rétrospection élimine l’influence potentielle néfaste provenant d’impressions parfois trompeuses et empêche de travailler à nouveau avec un sous-traitant qui n’aurait pas bien rempli les exigences lors d’un contrat antérieur. L’évaluation post-travaux des sous-traitants est ainsi très utile pour comparer les attentes à la réalité!

5 raisons d’évaluer la performance de ses sous-traitants :

1. Comparer les sous-traitants entre eux pour savoir lequel il prévaut d’engager
2. Connaître et comprendre la fréquence et les raisons des écarts soumission – facture
3. Garder une trace des bons coups et des points à améliorer pour chaque sous-traitants – peut être utile lors d’une future négociation de contrat
4. Surveiller la progression (ou la régression) d’un sous-traitant d’un mandat à l’autre
5. Respecter un requis de la norme ISO 9001 : « L’organisme doit évaluer et sélectionner les fournisseurs en fonction de leur aptitude à fournir un produit conforme aux exigences de l’organisme. Les critères de sélection, d’évaluation et de réévaluation doivent être établis. Les enregistrements des résultats des évaluations […] doivent être conservés ».

Lorsque les évaluations sont faites à moitié

Comme la plupart des entreprises, vous faites probablement un mini compte rendu informel du travail accompli par votre sous-traitant. Par exemple, en notant mentalement, ou dans un carnet de notes s’il a accompli la tâche comme un chef en respectant les coûts et échéanciers prévus, ou que vous ne devriez jamais le rappeler car le travail effectué a été fâcheusement bâclé. Nombreuses sont les entreprises qui évaluent leurs sous-traitants. Toutefois, là où le bât blesse, c’est lors de l’utilisation de ces évaluations.

Gardez-vous une trace de ces comptes rendus? Êtes-vous en mesure de savoir quel sous-traitant a réellement respecté vos requis qui lui avaient été communiqués à l’assignation du contrat? Analysez-vous de façon objective le travail de vos sous-traitants?

Lorsqu’on aborde le sujet avec nos clients, la réponse qui revient le plus souvent est l’absence de données précises concernant le travail effectué par un sous-traitant. Toute cette rétrospection demeure dans la tête des contremaîtres. Si un formulaire a été rempli, il est souvent déposé dans un classeur dans les bureaux ou dans un porte-document sur le plancher et, dans les deux cas, il sombre dans l’oubli.

Par conséquent, lorsque vient le moment d’adresser le rendement ou de négocier un second contrat avec un sous-traitant, ces évaluations sont trop souvent négligées puisqu’elles sont incomplètes, mal classées ou même, inexistantes.

6 éléments faciles à mettre en place pour obtenir des évaluations pertinentes :

• Avoir un questionnaire unique
• Ne laisser place à aucune ambiguïté dans les réponses
• Effectuer l’évaluation dès que la tâche est terminée
• Relier les évaluations au profil du sous-traitant
• Classer efficacement les évaluations
• Communiquer à l’ensemble du groupe la nouvelle procédure

Comment intégrer l’évaluation des sous-traitants au quotidien?

Mettre en place un système d’évaluation de la performance de ses sous-traitants demande sans aucun doute temps et rigueur. Par chance, des solutions faciles et efficaces existent pour faciliter l’intégration d’un tel processus qui, au final, vous épargnera bien des mots de tête.

Les utilisateurs de Cognibox ont accès à un module exclusif à l’évaluation de la sous-traitance. Le questionnaire étoffé, disponible à même la plateforme, et qui est créé selon leurs spécifications et leurs critères d’évaluation, assure l'enregistrement instantané de l’information, le calcul d’un score et la synchronisation du résultat avec le profil du sous-traitant en temps réel.

Cognibox permet d’évaluer équitablement et simplement la performance de vos sous-traitants selon des critères concrets basés sur votre réalité d’entreprise.

Suite à la complétion du questionnaire d’évaluation, le score calculé vous offre un portrait global de la situation et une mesure réelle de sa performance selon vos propres intérêts.

Évaluer vos sous-traitants avec Cognibox vous permet d’offrir une rétroaction constructive et objective à ces derniers pour qu’ils améliorent leurs prestations de travail et, par conséquent, vous offre un service optimal.

En conclusion

« Là où il n'y a pas de standard, il ne peut y avoir d'amélioration. Pour cette raison, les standards sont la base pour la maintenance comme pour l'amélioration. » – Masaaki Imai

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