Travail en sous-traitance : pourquoi faut-il un logiciel de gestion?

Vous pensez déjà au weekend et à vos plans pour vous remettre d’une semaine exigeante? Vous avez envie de vous changer les idées en vous laissant divertir par un film?

Prenez-vous le chemin du club vidéo? Bien sûr que non! Vous ouvrez votre téléviseur et parcourez les films offerts par votre service de vidéo sur demande. Vous effectuez des recherches par genre, acteur ou réalisateur et parcourez les suggestions basées sur votre historique de visionnement. Vous observez aussi le nombre d’étoiles que la communauté a accordées aux différents films que vous considérez.

En 2016, vous misez sur la technologie pour choisir votre film. Alors pourquoi vous passez-vous de cette même technologie dans votre vie professionnelle? Voici six arguments qui justifient le recours à un logiciel de gestion pour le travail en sous-traitance.

À vous la technologie…

Pour les mêmes raisons que les amateurs de cinéma délaissent massivement les clubs vidéo, de plus en plus d’entreprises sérieuses troquent leurs fichiers Excel contre des outils spécialisés de gestion de la sous-traitance. Et quelles sont ces raisons? L’efficacité et la personnalisation, principalement.

Un logiciel de gestion du travail en sous-traitance comme Cognibox, par exemple, est doté de tous les modules dont votre entreprise a besoin. Il est à la base parfaitement adapté à vos besoins, mais peut aussi être personnalisé davantage.

Et que dire de son puissant outil de recherche? Il vous permet de trouver rapidement de la main-d’œuvre, qui possède l’expertise et les compétences recherchées, qui connaît votre industrie et qui se situe dans un rayon de quelques kilomètres de vos installations, pour un maximum d’efficacité.

... et à tous les autres aussi

Les solutions de gestion du travail en sous-traitance comme Cognibox permettent aussi de réaliser d’importants gains sous diverses formes.

D’abord, ces outils sont munis de modules d’évaluation et de classification qui permettent d’accorder des notes aux sous-traitants et de les classer selon un système normalisé. Ces notes et ces classements peuvent ensuite être consultés par les autres membres de votre organisation.

Ainsi, une entreprise qui aurait un service d’entretien, un service d’ingénierie et un service immobilier qui feraient tous indépendamment appel à des sous-traitants pour exécuter certains travaux pourraient maintenant, grâce à l’outil, se partager les mêmes ressources. Cela permettrait de réaliser des économies en négociant par exemple des tarifs de volume, en plus d’assurer une certaine uniformité à l’échelle de l’entreprise.

Nuage à l’horizon : vive le nuage!

Depuis quelques années, les solutions infonuagiques se multiplient… et pour cause. Elles permettent d’avoir accès à vos outils et à vos documents de partout, à l’aide d’à peu près tous les supports. Fini le transfert des fichiers par courriel ou sur clé USB.

Et que dire du fait que tous les employés de votre entreprise affectés à la supervision des sous-traitants peuvent tous accéder aux mêmes fichiers, en même temps, et les modifier tour à tour sans craindre « d’écraser » le travail d’un autre? Une avancée incommensurable.

Le bonheur de déléguer

Si vous effectuez le suivi du travail en sous-traitance à l’aide d’un chiffrier Excel et de macros que vous avez créées pour tenter d’automatiser certaines activités, vous savez que cette tâche est ardue. Elle demande énormément d’énergie et de rigueur puisque vous devez constamment vous assurer que tous les documents, certifications et permis de vos sous-traitants sont conformes et à jour pour éviter les réprimandes et les pénalités.

Et si on vous disait qu’à l’aide d’un logiciel de gestion automatisé, il revient désormais aux sous-traitants de mettre eux-mêmes à jour les renseignements et la documentation dans l’outil? Et pour s’assurer qu’ils le font bien et à temps, l’équipe de soutien du logiciel envoie des rappels aux entreprises délinquantes et effectue un suivi auprès de votre entreprise afin que vous puissiez prendre les mesures qui s’imposent.

Et que ferez-vous de tout ce temps gagné? Vous en profiterez pour mettre à jour vos séances d’orientation, pour améliorer vos programmes et vos processus ou encore pour circuler parmi vos travailleurs afin de repérer les risques potentiels et de les corriger.

La réactivité au bout des doigts

Lors de vos visites de routine, il doit certainement vous arriver de repérer des manœuvres qui vous semblent dangereuses ou des méthodes de travail qui vous paraissent inadéquates. Que faites-vous alors? Sans doute que vous donnez un avis verbal au travailleur et poursuivez votre chemin. Au mieux, vous prenez des notes puis, une fois de retour à votre poste, vous consignez le tout dans un dossier papier ou informatisé.

Avec un logiciel de gestion comme Cognibox, vous pouvez circuler parmi vos travailleurs, tablette à la main, et accéder en temps réel à la fiche de chacun. Vous pouvez alors vérifier si l’employé détient toutes les certifications et s'il a suivi toutes les formations nécessaires à son travail.

La connaissance à portée de main

Faisant suite à ce qui précède, que feriez-vous en temps normal si vous découvriez qu’un travailleur n’a pas suivi une formation obligatoire? Les bonnes pratiques voudraient que vous le renvoyiez chez lui, le temps de suivre la formation. Cependant, dans les faits, cela aurait pour effet de ralentir votre production et de vous attirer les foudres de votre gestionnaire de projet. Alors vous pourriez être tenté de ne rien faire du tout, quitte à en subir les conséquences.

Mais avec un bon outil de gestion du travail en sous-traitance, vous pourrez simplement tendre votre tablette à la ressource en défaut et lui faire suivre la formation à l’aide du module d’apprentissage en ligne. Une heure plus tard, le travailleur sera de retour en poste, en toute sécurité et conformité, cette fois.

Les choses ont bien évolué dans le domaine de la gestion de la sous-traitance au cours des dernières années. Le caractère évolutif de la technologie est désormais mis à profit par de nombreuses entreprises, qui cherchent à demeurer concurrentielles dans leur marché sans compromettre la qualité de leurs produits ou services.

Au-delà des machines comme telles, les solutions informatiques peuvent elles aussi vous aider à gagner en efficacité grâce à l’automatisation de certains processus.

Si vous croyez qu’un logiciel de gestion de la sous-traitance pourrait profiter à votre entreprise, lisez cet article pour découvrir comment choisir la bonne solution.