La sous-traitance : gestion à l'interne ou à l'externe?

Prendre en compte tous les éléments de l’équation

Pour bien choisir la méthode à employer, les deux options doivent faire l’objet d’une analyse approfondie. Mais d’abord, voici quelques facteurs à prendre en considération puisqu’ils influencent votre capacité à gérer le processus à l’interne :

• Combien de contracteurs différents avez-vous embauchés l’an dernier?
• Combien de sites en exploitation avez-vous?
• Vos sites partagent-ils les mêmes sous-traitants?
• Êtes-vous en mesure d’accéder aux renseignements sur le sous-traitant en temps réel?
• Vos activités comportent-elles des risques élevés sur le plan de la santé, de la sécurité et de l’environnement?
• Vos sites s’étendent-ils sur plusieurs territoires – donc avez-vous plusieurs cadres réglementaires différents à connaître et à respecter pour assurer une gestion efficace des risques?

L’accélération de l’impartition, l’augmentation du nombre de sites en exploitation, la multiplication des intervenants et l’expansion des activités sur le plan géographique sont tous des signes qui indiquent qu’une externalisation de la gestion des risques peut s’avérer pour vous une option intéressante.

Faire face à l’abondance des changements

Lorsque vous faites affaire avec plusieurs entreprises de sous-traitance différentes, les renseignements qui les concernent prennent rapidement des proportions considérables. Les tâches administratives exigent énormément de temps.

Pour dresser un portrait fidèle de ce qu’exige une gestion adéquate des entreprises de sous-traitance à l’interne et à l’externe, les bases de comparaison doivent être les mêmes, c’est-à-dire que tous les aspects de la gestion doivent être pris en compte, même les tâches que votre entreprise omet ou néglige, faute de temps, de ressources ou de connaissances.

Voici donc une série d’éléments souvent négligés que vous devez pourtant surveiller activement et qui exigent une intervention ponctuelle de votre part :

Polices d’assurance, licences et permis
Vous devez surveiller les dates d’expiration de ces documents et exiger les documents à jour pour éviter la non-conformité.

Exigences réglementaires
Les lois et règlements changent constamment, ce qui a une incidence sur les permis et la formation que doivent détenir vos sous-traitants.

Programmes relatifs à la sécurité, à l’environnement et à la qualité
Il s’agit des documents les plus demandés aux sous-traitants. Le donneur d’ordres doit toujours avoir les dernières versions tout en invitant ses entreprises sous-traitantes à modifier leurs programmes en tirant profit des leçons apprises des suites d’incidents ou accidents.

Manuels d’opérations et de mesures d’urgence
La mise à jour de ces manuels implique que vous devez en remettre un exemplaire à vos sous-traitants. Pour éviter de devoir investir du temps et de l’énergie dans la diffusion de ces documents, certaines entreprises choisissent tout simplement de ne pas les mettre à jour.

Autorisations d’accès au site
Pour assurer la sécurité sur vos sites, vous devez en tout temps savoir qui est autorisé à y accéder. Ces autorisations sont étroitement liées aux contrats, qui ont une date de début et une date de fin, lesquelles vous devez constamment surveiller.

Fluctuation de la main-d’œuvre
Les sous-traitants modifient constamment leurs équipes de travail; des employés tombent malades, d’autres ne se présentent pas et de nouveaux travailleurs doivent être embauchés pour les remplacer. Vous devez alors réagir rapidement pour vous assurer que chaque travailleur répond aux exigences réglementaires avant même qu’ils ne mettent les pieds sur le site.

Lire aussi : Travail en sous-traitance : pourquoi faut-il un logiciel de gestion?

Affecter les bonnes ressources au bon endroit

Le choix d’affecter certaines de vos ressources internes à la gestion de vos entreprises de sous-traitance suppose généralement l’un ou l’autre de ces deux scénarios :

1. Vous confiez la gestion à un généraliste sous-qualifié, à un taux horaire modéré, qui apprend par la pratique et commet de nombreuses erreurs en cours de route. Vous n’embauchez personne pour remplacer cette ressource, ce qui se traduit ou alors par une surcharge de travail, ou encore par l’abandon de certaines tâches, pourtant essentielles.
2. Vous confiez la gestion à un ouvrier surqualifié, au taux horaire élevé, pour vous assurer que tous les aspects critiques de la gestion des risques sont couverts. Le potentiel de l’employé affecté à cette tâche est donc sous-utilisé, ce qui risque de mener à son départ volontaire.

D’un côté comme de l’autre, votre entreprise se retrouve perdante en raison d’une mauvaise adéquation entre les tâches à effectuer et les compétences requises.

Tenir compte des coûts de mise en œuvre et de gestion

Dans le calcul des coûts associés à la gestion interne des entreprises de sous-traitance, il est essentiel de prendre aussi en compte les coûts indirects liés à la mise en place d’un système interne.

Ces coûts comprennent notamment :

• Le personnel supplémentaire chargé de gérer le programme et de superviser les sous-traitants
• Le coût du stockage des données
• Les frais encourus par la gestion des fichiers et des dossiers, incluant l’archivage, les sauvegardes et les systèmes de récupération des données
• Les mécanismes d’accès et de partage de l’information à travers les différents sites, services et fonctions recourant au même bassin de sous-traitants
• La formation permettant d’acquérir l’expertise nécessaire pour savoir ce que l’entreprise doit exiger des sous-traitants et ce qui doit être contrôlé et surveillé
• La mise en place de moyens et d’activités de communication précis

En dressant une liste complète des activités qui vous concernent et en y rattachant des coûts réalistes, vous réaliserez bien vite que la prise en charge interne exige bien davantage de ressources que ce qui vous vient spontanément à l’esprit.

En somme, comme l’ampleur des tâches se rapportant à la gestion des sous-traitants est souvent sous-estimée – de même que les ressources et les coûts qui s’y rattachent – il peut vous paraître avantageux de conserver cette activité à l’interne.

Mais lorsque l’on tient compte de tous les processus pour faire les choses dans les règles de l’art, l’externalisation peut soudainement sembler avantageuse. D’autant plus si votre entreprise emploie 75 sous-traitants ou plus : vous pouvez alors envisager un rendement du capital investi en aussi peu que 12 mois. Sans compter le nouveau rendement généré par vos ressources autrefois affectées à la gestion des entreprises de sous-traitance.

Vous avez donc tout avantage à considérer sérieusement la question.