Sécurité au travail : avez-vous les bons outils pour la prioriser auprès de vos sous-traitants?

Votre entreprise reconnaît la nécessité de gérer efficacement les risques associés à la gestion de la sous-traitance. Pour ce faire, vous vous êtes doté d’un système interne – parfois sous la forme rudimentaire d’une feuille de calculs – afin d’accomplir cette tâche d’une importance capitale. Votre méthode n’est peut-être pas parfaite, mais elle semble fonctionner.

Vous savez sans doute qu’il existe des firmes vouées à la gestion de la sous-traitance, mais vous hésitez à vous tourner vers elles pour vous aider à formaliser et à normaliser les processus associés à la gestion de vos sous-traitants. Même chose pour les logiciels spécialisés. Voici quelques pistes de réflexion qui vous aideront à mieux mesurer la valeur et les avantages réels d’une solution externe de gestion de la sous-traitance.

La gestion de la conformité : une activité sans fin

Comment vous assurez-vous que les renseignements relatifs à la conformité du sous-traitant sont à jour, en tout temps, et que tous les membres de l’organisation qui doivent y avoir accès les ont effectivement en main? Si vous avez plusieurs sous-traitants différents, affectés à différents sites, les données qui leur sont rattachées prennent rapidement des proportions considérables.

De plus, les dossiers consignés au départ, lors de la signature initiale du contrat de travail, sont fréquemment l’objet de modifications et les documents expirent rapidement, ce qui vous oblige à procéder à des vérifications sur une base régulière.

Voici une liste partielle des éléments de conformité à surveiller :

• l’expiration des polices d’assurance, des licences et des permis
• la mise à jour des exigences de conformité, incluant la formation
• la mise à jour des programmes de sécurité
• la mise à jour des manuels d’opération, des mesures d’urgence, etc.
• le contrôle des sous-traitants autorisés (ou non) sur les sites
• les informations relatives aux absences sur les chantiers (pour toutes sortes de motifs) et aux remplacements de la main-d’œuvre

Les tâches administratives s’additionnent alors, exigeant un nombre d’heures de plus en plus important, que les entreprises ont souvent tendance à sous-estimer.

Le recours à une solution externe au service de votre rendement

Les organisations analysent rarement de façon rigoureuse, systématique et objective le nombre d’heures qu’elles consacrent aux tâches dites administratives pour assurer la conformité de leurs collaborateurs contractuels. C’est pourquoi il leur est si difficile de déterminer si oui ou non une solution de gestion de la sous-traitance peut être rentable pour elles. Dans bien des cas, cependant, la réponse est oui.

En effet, selon une étude menée par Cognibox, l’octroi de la gestion de la conformité des sous-traitants à une firme de spécialistes externe génère un rendement du capital investi (RCI) positif, et ce, parfois même en moins d’un an. Si vous gérez environ une centaine d’entreprises sous-traitantes de taille moyenne, les données suivantes pourraient bien s’appliquer à vous.

L’analyse conduite par le chef de file canadien de la gestion du risque et de la conformité des sous-traitants démontre que l’ensemble des tâches combinées exige en moyenne près de 1 900 heures de gestion par année, pendant trois ans. Si l’on extrapole ces chiffres en y accolant un tarif horaire conservateur, cela signifie que les coûts directs associés à la gestion d’une centaine de sous-traitants oscillent entre 75 000 $ et 115 000 $ par année. Sur une période de trois ans, on parle alors de 225 000 $ à 345 000 $. Voilà qui sert de base concrète à une éventuelle comparaison.

L’objectif ultime : zéro accident

Tous les efforts que vous déployez, toute l’énergie que vous investissez et toutes les ressources que vous affectez pour gérer la conformité concourent vers un seul but : l’absence d’accidents. C’est ce que devraient viser les entreprises, et rien de moins, en matière de santé et de sécurité.

Y parvenir n’est toutefois pas une mince tâche. Pour réaliser ce qui relève de l’exploit dans certaines industries, vous devrez vous doter des bons outils et vous entourer des bonnes ressources. Songez à implanter une gamme complète de processus robustes de gestion des sous-traitants, à la fois uniformes et rigoureux, qui ne laissent aucune place à l’erreur :

1. Préqualification avant l'embauche
2. Évaluation des risques et mise en place des moyens de contrôle (formation, méthodes de travail, ÉPI, permis, etc.) avant le début des travaux
3. Mise en œuvre des moyens de contrôle et vérification de la mise en œuvre
4. Mise en place de mesures correctives lorsque des lacunes sont constatées
5. Requalification (ou pas!) sur la base de l'évaluation de la performance réelle

Une compagnie minière canadienne de premier plan a sollicité l’expertise et les solutions de gestion de la conformité des sous-traitants offertes par Cognibox dans le but de simplifier sa gestion, d’améliorer la performance de ses collaborateurs contractuels et d’augmenter son efficacité globale.

Non seulement l’entreprise a-t-elle rempli ses buts, mais elle a aussi et surtout atteint cet objectif ultime de zéro accident. Elle y est arrivée en se tournant vers la suite complète de modules de Cognibox, qui permet de gérer la sécurité des sous-traitants avec la même logique et la même rigueur que vos propres employés.

Vous aussi pourriez être en mesure de réaliser un tel exploit.

Dans son livre blanc intitulé Best Practices in Contractor Management (Meilleures pratiques en gestion de la sous-traitance), le Campbell Institute du National Security Council des États-Unis cite le recours à des entreprises externes pour l’étape de préqualification comme une composante essentielle des meilleures pratiques en gestion de la sous-traitance.

Sachant que cette pratique, jumelée à des outils adaptés à vos besoins, est non seulement efficace, mais rentable, vous avez tout à gagner d’explorer cette avenue pour répondre à la fois aux objectifs de rendement, de profitabilité et de performance en santé, sécurité et environnement de votre entreprise. Un pensez-y-bien.