Obtenir un ROI de 100 000 $ en 8 mois par le passage aux formations d’accueil en e-learning

Une aluminerie d’envergure mondiale convertit son programme de formation d’accueil en e-learning afin d’uniformiser le contenu livré à ses sous-traitants et réduire ses coûts de formation.

La situation initiale

Pour les dirigeants de cette entreprise, la formation est en tête de liste de leur politique de prévention des accidents. En plus d’exiger les cours SST spécifiques pour chaque tâche, suivre avec succès leur formation d’accueil est obligatoire pour toute personne entrant sur leurs installations. L’entreprise avait développé une vingtaine de formations d’accueil permettant de personnaliser le contenu pour certaines zones et travaux. Ces formations d’accueil étaient données en mode traditionnel par des formateurs internes.

En raison des opérations 24/7 de l’entreprise, les formations d’accueil étaient données à tout moment de la semaine, à toute heure et en tout lieu. Un véritable cauchemar logistique pour les gestionnaires, les formateurs et les entrepreneurs : horaires de dernière minute, urgences de production, salles non disponibles, convocations perdues, explosion des coûts, etc.

Avec des milliers de travailleurs visitant l’entreprise chaque mois, la gestion des formations d’accueil représentait un travail ardu et répétitif pour, entre autres, la mise à jour des dossiers des employés et des registres de formation, la gestion des plages horaires en fonction des disponibilités des formateurs et des dates de travaux, etc.

De plus, compte tenu de l’étendue du site industriel, l’accès aux dossiers n’était pas toujours facile ni rapide. Il était difficile de vérifier la conformité des travailleurs assignés sur le site.

Le défi

La gestion de la formation, principalement pour les formations d’accueil, était une opération complexe qui comportait son lot d’irritants :

• Coordination interminable
• Nombreuses demandes de dernière minute pour la création de plages horaires pour des formations d’accueil
• Incapacité à maximiser les groupes de formation
• Nécessité d’avoir des formateurs « stand-by » en quasi-permanence
• Gestion des horaires laborieuse
• Budgets démesurés reliés à la formation d’accueil

De plus, lorsque des travaux devaient être effectués en urgence, il y avait risque de couper les coins ronds et de livrer le contenu de la formation d’accueil beaucoup plus rapidement que prévu. Bien sûr, ce n’était pas pour mal faire. Les formateurs voulaient libérer le plus rapidement possible les sous-traitants pour qu’ils puissent aller travailler. Malgré tout, on pouvait craindre qu’une information SST importante ait été omise et que survienne un accident.

Par ailleurs, plusieurs départs à la retraite de formateurs étaient prévus dans la prochaine année. Trouver des remplaçants et assurer un transfert des connaissances adéquat devenaient un véritable casse-tête.

Finalement, toute l’énergie dédiée aux formations d’accueil aurait pu être consacrée au développement de d’autres types de programmes SST. L’entreprise recherchait donc une solution pour réduire ses coûts de formation d’accueil, pallier le départ des formateurs les plus expérimentés, tout en maintenant un standard d’apprentissage élevé.

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La solution

La formation en ligne s’est avérée une solution tout indiquée puisqu’elle assure une standardisation dans la livraison des contenus, automatise tout le processus d’assignation et d’accueil d’un sous-traitant en plus de représenter un investissement unique.

Déjà utilisateur du logiciel Cognibox pour la qualification de leurs sous-traitants, cette aluminerie a ajouté une nouvelle fonctionnalité, soit le module E-Learning (EL). Grâce à celui-ci, l’entreprise intègre et diffuse toutes ses formations d’accueil à même Cognibox, et centralise l’ensemble de ses opérations reliées à la gestion de la sous-traitance.

La solution déployée permet à l’entreprise de gérer efficacement et à distance les formations d'accueil des sous-traitants, en plus d’assurer un contrôle rigoureux de la conformité des entrepreneurs se présentant sur leurs installations. En effet, avec le e-learning, les gens qui se présentent sur les sites sont déjà au fait des règles et des procédures.

Les avantages de la formation en ligne :

• Assurer une standardisation dans les informations transmises aux sous-traitants
• Créer des formations d’accueil livrées directement en ligne
• Assigner la formation d’accueil à l’employé du sous-traitant à même Cognibox
• Suivre et contrôler le résultat des formations d’accueil réalisées par les sous-traitants par la mise à jour automatique du dossier de l’employé dans Cognibox

L'expertise des professionnels Cognibox :

L’entreprise a pu s’appuyer sur l’expertise de Cognibox pour la conversion de ses formations présentielles en format e-learning.

En effet, l’équipe de spécialistes e-learning et de technopédagogues de Cognibox a analysé chaque contenu pour créer des formations pédagogiquement adaptées au mode e-learning, ainsi qu’à la norme SCORM, en plus d’y ajouter des animations et de l’interactivité afin de maintenir l’attention de l’apprenant et maximiser l’expérience d’apprentissage. Au final, on constate une réduction de 60 % à 80 % de la durée de la formation sans pénaliser le contenu.

L’équipe de Cognibox a pris en charge le processus complet de conversion, allant de l’adaptation du contenu à la création de tous les éléments multimédias.

La transition

Pour cette aluminerie, il demeurait pertinent de conserver toutes les formations d’accueil puisque chacune d’elle était utilisée dans différents contextes. Le projet s’est déroulé en trois phases :

Phase 1 : conversion de 6 formations en e-learning

Phase 2 : conversion de 13 formations en e-learning

Phase 3 : conversion des 4 dernières formations en e-learning

La phase 1 a servi de pilote et a permis aux gestionnaires et entrepreneurs d’apprivoiser cette nouvelle approche et d’en vérifier la pertinence. La transition s’est faite sur une période d’un peu plus d’un an.

La performance et les résultats

La conversion des formations d’accueil en format e-learning et leur accessibilité via la plateforme Cognibox ont permis de réduire de plus de la moitié les heures et le budget associés à l’accueil des sous-traitants, en plus d’apporter plusieurs avantages :

• Réduction significative des coûts récurrents associés aux formations d’accueil des sous-traitants
• Obtention d’une mise à jour en temps réel du résultat des formations dans Cognibox
• Meilleur contrôle des apprentissages et de la conformité des sous-traitants
• Diminution du stress relié à la gestion des formations d’accueil grâce à la disponibilité 24/7 des formations d’accueil
• Élimination de l’aspect logistique, avec 3 ressources temps plein qui ont pu être réassignées à d’autres projets SST

Un retour sur investissement surprenant

Le ROI du passage au mode e-learning des formations d’accueil de la phase 1 et 2 s’est traduit par une économie directe de 116 480 $ par rapport à la diffusion en mode traditionnel, et ce, sur une période de seulement 8 mois. De façon récurrente, on passe facilement à une économie d’un quart de million par année.

• L’équivalent de 2 104 heures/employé de formations traditionnelles sont devenues 892 heures/employé en e-learning
• Diminution de 42 % du temps passé en formation pour les sous-traitants
• Une économie directe de plus de 70 000 $ en salaires
• Malgré les coûts de développement, l’entreprise a noté une diminution moyenne de 48 % des coûts globaux de formation

En somme, la formation en ligne a permis à cette aluminerie de réduire significativement son budget de formation, en plus de maximiser le transfert de leur culture santé sécurité aux nouveaux sous-traitants. En effet, l’efficacité, l’accessibilité et la convivialité du e-learning a simplifié le traitement des formations d’accueil dans l’ensemble des installations de cette organisation.