5 étapes pour une bonne gestion des sous-traitants intégrés en entreprise

La bonne gestion des sous-traitants en entreprise dépasse le fait de confier une part de ses activités (fabrication, transport, traitement de la paie, etc.) à un entrepreneur tiers ou le fait d’externaliser une partie de ses opérations. En fait, c’est un peu le contraire, car il s’agit d’un système d’intégration pour des travailleurs, certes externes, mais devenus temporairement des employés de l’entreprise.

C’est pourquoi parle-t-on aussi de sous-traitance de main-d’œuvre, expression apparentée à la gestion des sous-traitants. Cela dit, pour des rendements élevés et du travail de qualité, ces employés prêtés ne doivent pas être dévalorisés ni laissés à eux-mêmes; ils doivent plutôt être bien encadrés. Et à cette fin, il existe une façon de faire. Topo, donc, sur 5 étapes pour une bonne gestion des sous-traitants intégrés en entreprise.

Gestion des sous-traitants : un processus normalisé, moral et technique

Dans le cadre d’une gestion des sous-traitants, le recours à de la main-d’œuvre est une stratégie qui se doit d’être responsable et rigoureuse. Si un gestionnaire, un entrepreneur général ou un PDG fait appel à des travailleurs autonomes ou prêtés par une autre entreprise — c’est le cas souvent sur les gros chantiers de construction —, il leur appartient de veiller au bon encadrement de ces travailleurs. La productivité en dépend, inutile de le préciser, mais c’est également pour des raisons légales et morales que tout
sous-traitant doit avoir droit à des conditions de travail saines, équitables et comparables aux employés réguliers de l’entreprise maître d’œuvre ou « donneuse d’ouvrage », comme on le dit communément.

En effet, selon le droit du travail, notamment la Loi sur la santé et la sécurité du travail (LSST, Gvt du Québec), un maître d’œuvre a le devoir de déployer tous les moyens nécessaires pour préserver au meilleur de ses capacités la santé et la sécurité des ouvriers sur leur lieu de travail.
En gestion des sous-traitants, le maître d’œuvre, s’il n’est pas responsable de tout n’en reste pas moins, en tant qu’employeur, tenu à de nombreuses obligations dans les contextes où il a une certaine autorité. Par ailleurs, il s’avère moralement inacceptable dans le cadre d’une gestion des sous-traitant de mettre en danger la santé et la vie des travailleurs provisoirement employés (sous-traitants). Lorsque cela se produit, des journalistes en font généralement le sujet de leurs reportages, et tant la réputation que les affaires de l’entreprise fautive en souffrent, à juste titre.

Heureusement, pour s’acquitter au mieux de ses tâches, devoirs et obligations, une entreprise faisant appel à de la main-d’œuvre en sous-traitance peut de nos jours compter sur des systèmes, des logiciels et des plateformes (de type SaaS) de gestion des sous-traitants, de traitement des données des sous-traitants et de formation ad hoc dispensée par des experts en ce domaine.

Les 5 étapes clés de la gestion de la sous-traitance

À leur arrivée sur les lieux de leur nouveau travail, même s’ils sont spécialisés, des ouvriers sont susceptibles d’être étrangers aux façons de faire de l’entreprise, de ne pas bien connaître ses installations, ses équipements, etc., ce qui fait augmenter le niveau de risques pour eux (sécurité) et peut se traduire par des frais d’exploitation plus élevés pour l’entreprise.

En gestion des sous-traitants, prendre en charge et uniformiser les pratiques des sous-traitants devient dès lors incontournable. Surveiller et superviser adéquatement leur travail sur un chantier ou dans une usine, par exemple, fait partie d’un encadrement efficace. Pour une bonne gestion des sous-traitants, rien de tel que d’être méthodique et de faire les choses dans l’ordre. En suivant le processus en 5 étapes logiques présenté succinctement ici, tout maître d’œuvre pourra mieux gérer les risques inhérents au recours à ce type de sous-traitance.

1. Planification

Dans sa saine gestion des sous-traitants, l’entreprise doit d’abord procéder à une planification d’ensemble et, pour ce faire, elle a à :

• Définir les responsabilités.
• Détailler les travaux à effectuer.
• Préciser l’étendue des activités.
• Déterminer si des permis particuliers sont nécessaires et se les procurer.
• Déterminer si des formations particulières sont nécessaires et vérifier que tous les intervenants les ont reçues, sinon les prodiguer.
• Identifier, évaluer, communiquer et contrôler les risques propres au secteur d’activité. 

2. Préqualification

L’étape de la préqualification est très importante, car elle détermine comment choisir ceux et celles qui auront à travailler. Au-delà des coûts, il faut chercher à savoir si les futurs partenaires autonomes possèdent les qualifications et les capacités pour bien s’acquitter de leurs tâches. S’ils appartiennent à une entreprise sous-traitante, il importe d’examiner le bilan de celle-ci en termes de santé et sécurité au travail. À cet égard, une bonne gestion des sous-traitants implique que des éléments précis sont à cibler :

• L’expérience du sous-traitant (elle doit être pertinente et liée au secteur d’activité en question).
• Sa politique en santé et sécurité au travail : le sous-traitant doit en posséder une, écrite et documentée, et son dossier doit être irréprochable.
• La supervision : le sous-traitant doit expliquer comment il entend superviser le travail; qui en sera responsable; comment il communiquera en cas d’incident ou d’accident.

3. Octroi du contrat et accueil du personnel sous-traitant

Après la signature du contrat arrive le moment où il faut organiser une première réunion de travail au cours de laquelle le personnel de l’entreprise sous-traitante et un chargé de projet aborderont des points précis, comme les attentes relativement à la présence et à la qualité du travail ou les aspects relatifs à la sécurité (mesures d’urgence, local des premiers soins, aires interdites, etc.). Il va sans dire que lors de la gestion des sous-traitants le chargé de projet doit posséder l’autorité et les compétences nécessaires sur les plans humain, technique et de la SST, et agir en tant que
personne-ressource pour la durée du projet.

4. Supervision des travaux en cours

C’est à cette étape qu’il faut s’assurer que les travaux sont réalisés selon le devis du projet et que les risques d’accident sont au plus bas. L’entreprise doit mettre en place des mécanismes de suivis fréquents et de contrôle afin de mesurer le progrès et la performance du sous-traitant et/ou des travailleurs empruntés, des mécanismes qui, advenant des problèmes, permettent d’apporter rapidement des correctifs et de minimiser les risques et les dangers. Une gestion des sous-traitants efficace passe par ce type de supervision.

5. Audit

Une fois les travaux terminés, l’évaluation de la performance globale du sous-traitant est au menu, prenant la forme d’une cote qui servira à classer l’employé ou l’entreprise en sous-traitance.
Certains points sont à noter :

• Qualité d’ensemble du travail effectué (supérieure, inférieure ou conforme aux attentes).
• Respect de l’échéancier.
• Respect des normes, règles et procédures de SST.
• Incidents/accidents survenus.
• État des lieux durant les travaux.

Pour une gestion des sous-traitants tout en contrôle

La mise en place d’un système de gestion des sous-traitants est une bonne pratique « sur toute la ligne »: conformité, productivité, légalité, sécurité, profitabilité… Pour bien implanter vos processus de gestion des sous-traitants, faire appel à des experts est également avisé. Les professionnels de Cognibox proposent différentes solutions clefs en main à cet égard, notamment des logiciels innovateurs de gestion des
sous-traitants et des employés. Demeurez en parfait contrôle de la situation, prenez rendez-vous.