Gérer les risques liés aux tiers : quatre étapes pour une meilleure gestion des sous-traitants

La gestion de la qualité des fournisseurs et des risques liés aux tiers n'est pas une tâche aisée. Le défi ne réside souvent pas dans un manque d'efforts, mais dans la complexité croissante de la gestion des fournisseurs dans le contexte commercial actuel.

La mondialisation, l'évolution des réglementations et la pression croissante pour améliorer l'efficacité opérationnelle ne sont que quelques-uns des facteurs auxquels les organisations doivent faire face.

La gestion des risques opérationnels n'est pas un sprint, mais un marathon qui nécessite une approche structurée en plusieurs étapes.

Comprendre comment gérer efficacement les risques liés aux tiers peut aider les organisations à renforcer leurs relations avec leurs fournisseurs, à réduire les perturbations opérationnelles et à améliorer la conformité.

Comprendre le défi que représentent les risques liés aux tiers

À mesure que les organisations étendent leurs chaînes d'approvisionnement et externalisent davantage de services, la gestion des risques opérationnels devient de plus en plus complexe.

Les chaînes d'approvisionnement mondiales introduisent des obstacles supplémentaires tels que les différences culturelles, les barrières linguistiques et les exigences réglementaires variables.

Par exemple, une entreprise américaine exploitant une usine de fabrication au Mexique peut s'appuyer sur des fournisseurs internationaux répartis dans plusieurs régions. Dans ces cas, l'organisation doit tenir compte de la manière dont les fournisseurs abordent les risques sur le lieu de travail, communiquer les normes de sécurité au-delà des barrières linguistiques et se conformer aux réglementations de plusieurs juridictions.

Même les organisations travaillant exclusivement avec des fournisseurs nationaux sont confrontées à une pression réglementaire croissante.

Les réglementations gouvernementales et sectorielles évoluent pour conférer aux employeurs une plus grande responsabilité en matière de sécurité au travail et de conformité. Par exemple, le (Service Alberta Statutes Amendment Act) a introduit des exigences plus strictes en matière de santé et de sécurité au travail.

Pourquoi les chaînes d'approvisionnement mondiales accroissent la complexité opérationnelle

Les organisations qui gèrent des fournisseurs tiers doivent évaluer de multiples facteurs qui influencent le risque opérationnel.

La compréhension de ces facteurs aide les organisations à identifier les sources potentielles de risques liés aux fournisseurs.

Quatre étapes pour gérer les risques liés aux tiers

Les organisations peuvent aborder la gestion des risques liés aux tiers à l'aide d'un processus structuré en plusieurs étapes.

Comprendre le risque actuel

La première étape consiste à acquérir une compréhension claire des risques existants.

Les organisations doivent analyser plusieurs aspects des activités des fournisseurs, notamment :

• Sensibilisation culturelle et culture de la sécurité
• Les processus de gestion de la performance
• Les manuels et procédures de sécurité
• Les pratiques de communication avec les employés
• Sensibilisation globale aux risques

L'évaluation de ces facteurs aide les organisations à identifier les risques actuels et à anticiper les défis potentiels à venir.

Mise en place d'une stratégie de gestion des risques

Une fois les risques identifiés, les organisations doivent les hiérarchiser et élaborer une stratégie pour traiter les problèmes les plus critiques.

Une stratégie structurée de gestion des risques aide les organisations à :

• D'identifier les risques potentiels
• Hiérarchiser les domaines nécessitant une attention particulière
• Mettre en œuvre des plans d'atténuation
• de préparer des procédures de réponse aux incidents

Cette stratégie doit également servir de base au plan de gestion des incidents de l'organisation pour les situations où les risques dégénèrent en problèmes opérationnels.

Encourager une culture de sensibilisation aux risques

Les organisations dotées d’une solide culture de la sécurité ont tendance à gérer plus efficacement les risques liés aux tiers.

La sensibilisation aux risques doit commencer au niveau de la direction et s’étendre à l’ensemble de l’organisation.

Lorsque les dirigeants, les responsables et les équipes de terrain accordent tous la priorité à la sécurité et à la conformité, ces attentes s’étendent naturellement aux relations avec les fournisseurs et aux processus de sélection de ces derniers.

Utiliser des systèmes centralisés pour surveiller les risques

La gestion des données de conformité des fournisseurs dans des tableurs n'est plus une approche efficace à long terme.

Les systèmes modernes de gestion de la conformité permettent aux organisations de centraliser les informations critiques sur les fournisseurs.

Exemples de données courantes relatives à la conformité des fournisseurs :

Une plateforme centralisée permet aux organisations de suivre la documentation des fournisseurs et de recevoir des alertes lorsque les certifications arrivent à expiration, que les équipements nécessitent une maintenance ou que la couverture d'assurance expire.