3 éléments cruciaux d'un logiciel de gestion des fournisseurs

Le choix d’un logiciel de gestion de la sous-traitance ne doit pas être pris à la légère. En effet, en tant que corporation faisant régulièrement affaires avec des sous-traitants, ce logiciel deviendra votre principal outil de travail. Comment s’assurer de faire le bon choix?

Voici 3 éléments à regarder de près lors de votre magasinage d’une nouvelle solution.

Les bonnes fonctionnalités

Un logiciel présente toujours une multitude de fonctionnalités. Certaines sont incluses par défaut, tandis que d’autres nécessitent d’être activées. Regardez attentivement les fonctionnalités et les modules offerts et demandez-vous : est-ce que ceux-ci comblent un réel besoin pour mon entreprise? Sont-ils plutôt des « nice to have »? Est-ce que telle fonctionnalité apporte une réelle valeur ajoutée? Faites-vous une grille d’analyse et cochez si oui ou non la fonctionnalité est pertinente pour votre entreprise. Vous obtiendrez ainsi une vue globale à savoir si le logiciel répond à vos besoins.

Faites attention de ne pas vous éloigner de votre besoin principal. Ne vous laissez pas tenter ou séduire par la multitude d’options disponibles. Souvent, trop de fonctionnalités mettent du bruit sur la ligne et rendent l’utilisation plus complexe.

La principale activité d’un logiciel de gestion de la sous-traitance doit être la préqualification des sous-traitants. Est-ce que le logiciel convoité vous permet de réaliser cette tâche simplement?

Aussi, il arrive que les fournisseurs fabriquent un logiciel pour répondre aux exigences d’une industrie précise. Encore une fois, ne vous laissez pas impressionner. Si vous œuvrez dans le domaine minier, avez-vous vraiment besoin d’un logiciel qui permet de gérer les dates de péremption?

Les options de personnalisation

Comment est-ce que le logiciel peut répondre à vos besoins précis?

• Combien de sous-traitants votre entreprise engage-t-elle?
• Est-ce que votre entreprise est multisites? Avez-vous plusieurs usines, chantiers, entrepôts, etc. en exploitation?
• Combien de personnes de votre entreprise sont affectées à la gestion des sous-traitants?
• Quels sont les risques auxquels vos travailleurs et vos sous-traitants sont exposés?

Chaque entreprise est unique.

Privilégiez un logiciel où vous pouvez personnaliser les questionnaires de qualification, définir des niveaux de qualification spécifiques, adapter les types de notification par groupes d’utilisateurs ou encore déterminer différentes caractéristiques pour la description et le traitement des sous-traitants. Regardez les options de personnalisation qui s’offrent à vous afin de vous assurer que le logiciel s’adapte bien à votre réalité.

De plus, est-ce que le fournisseur a sa propre équipe de développement? Est-il ouvert aux suggestions, aux nouvelles idées de fonctionnalités qui répondraient mieux à vos besoins?

La notion de « système intégré »

Après la populaire phrase « on a toujours fait ça comme ça », le travail en silo vient probablement en deuxième position des éléments les plus néfastes pour les entreprises. Lorsque chaque département fait sa petite affaire, sans communiquer ou pire, sans penser à l’impact que ses actions peuvent avoir sur leurs collègues, l’organisation peut en souffrir.

L’arrivée d’un nouveau logiciel de gestion de la sous-traitance peut entraîner ce genre de situation si ce dernier n’est pas parfaitement intégré à l’ensemble des opérations de l’entreprise.

• Est-ce que la solution envisagée peut s’intégrer facilement à tous vos systèmes informatiques déjà en place (SAP, Oracle, etc.)?
• Est-ce que le logiciel vous permet de donner plusieurs niveaux d’accès afin que chaque personne, peu importe son lieu de travail, ait accès à l’information dont elle a besoin pour réaliser ses tâches de façon efficace?
• Est-ce que le logiciel envisagé peut se connecter à votre système de guérite afin de contrôler les entrées des sous-traitants?

Cette compatibilité vous permettra de réduire grandement les interventions et de centraliser vos données et vos ressources, vous faisant gagner en temps et en efficacité.

Le plus important, les besoins réels de votre entreprise

En conclusion, la réussite de l’arrivée d’un système de gestion de la sous-traitance repose sur une analyse précise des résultats que vous désirez obtenir. Avant même de vous lancer dans la recherche d’une solution de gestion de la sous-traitance, il importe d’identifier vos besoins pour que la solution choisie réponde à vos attentes à court, moyen et long terme.