10 critères à considérer dans le choix d'un LMS

Voilà, vous avez pris la décision de prendre les choses en main et d’investir dans un système de gestion de la formation pour vos employés (Learning Management System (LMS)). Mais comment faire le bon choix parmi tous les logiciels présents sur le marché?

En effet, tout logiciel peut paraître impeccable sur un dépliant; toutefois, une belle présentation n’est pas nécessairement gage de qualité!

Afin de vous assurer de faire le meilleur choix, voici 10 critères à garder en tête lors de la sélection de votre futur LMS.

1. Convivialité

Le LMS deviendra votre nouveau meilleur ami. Il sera votre principal outil de votre travail et c’est avec ce dernier que vous réaliserez la plupart de vos tâches. Gardez toujours en tête que vos collègues ou successeurs ne sont pas nécessairement tous à l’aise avec un ordinateur. Le logiciel choisi se doit donc d’être simple, intuitif et convivial pour que vous et votre équipe preniez plaisir à l’utiliser.

Cette convivialité vous permettra d’ailleurs d’impliquer et de responsabiliser plus facilement les différents niveaux de management dans la gestion de la conformité de la formation : des contremaîtres aux chefs d’équipe en passant par les superviseurs.

2. La transversalité de l’utilisation

Pensez à impliquer les autres départements de votre organisation qui seraient enclins à profiter d’un tel logiciel. Réfléchissez à la valeur ajoutée pour non seulement le département de la formation, mais pour l’ensemble de l'entreprise. Les informations recueillies vous permettront, lors de votre magasinage, de garder l’esprit ouvert sur d’autres fonctionnalités qui pourraient être intéressantes à retrouver à même le LMS.

Voici des exemples qui pourraient peut-être intéresser des départements tels que SST, Qualité, Environnement, etc.:

• Centralisation de tous les documents de l’employé
• Gestion des besoins liés aux procédures de travail et leurs différentes versions
• Gestion de l’évaluation des compétences organisationnelles du personnel-cadre

3. Personnalisation

Privilégiez un LMS où il vous sera possible de personnaliser la catégorisation de vos catalogues de formations, de vos procédures et de vos compétences afin que les données représentent votre réalité. Cela se reflètera aussi dans les tableaux, les rapports, etc. Le LMS devrait aussi permettre de créer des outils tels que des étiquettes pour faciliter vos recherches et votre reporting. Bref, recherchez un logiciel dont le cadre ne sera pas trop rigide.

De plus, est-ce que le fournisseur possède sa propre équipe de développement, et est-il ouvert aux suggestions, aux nouvelles idées de fonctionnalités qui répondraient mieux à vos besoins?

4. Évolutif

Choisissez un système qui offre des fonctionnalités dont vous aurez besoin maintenant et dans le futur. Informez-vous aussi sur la procédure reliée aux mises à jour : les fréquences, les impacts, les suspensions de services. Assurez-vous que le logiciel puisse facilement être connecté à d'autres technologies et outils tels que votre système RH ou vos systèmes de contrôle d’accès.

Quel est votre besoin actuel versus votre besoin futur? Aujourd’hui, le besoin qui justifie un LMS est, par exemple, le désir de se structurer rapidement pour mieux gérer les formations d’une trentaine d’employés, mais qu’en sera-t-il l’année prochaine ou dans 5 ans? Suite à une acquisition ou à un projet d’expansion, est-ce que le logiciel continuera à combler vos besoins? On ne change pas de logiciel facilement, alors, assurez-vous que le logiciel soit en mesure de supporter votre entreprise dans sa croissance.

5. Conception de rapports qui vous sont vraiment utiles

La création de rapport, que ce soit pour comparer des éléments ou obtenir une vision complète de la situation, est essentielle à une bonne gestion. Est-ce que les indicateurs de performance fournis dans les rapports sont utiles et vous permettent d’obtenir la vue d’ensemble désirée et donc d’améliorer votre suivi de la conformité des employés? Avez-vous la possibilité de chercher un ensemble de données facilement via différents filtres?

Un LMS doit minimalement fournir à ses administrateurs la possibilité de :

• Générer des rapports personnalisés et de les sauvegarder pour usages futurs
• Voir le portrait global d’un apprenant
• Décomposer les informations par employé, par requis, par département, par poste, etc.
• Exporter les rapports dans une autre application, telle que Microsoft Excel
• Inclure des variables prédéfinies spécifiques

À quoi bon pouvoir créer une multitude de rapports si aucun d’entre eux ne vous fournit l’information que vous voulez vraiment connaître? Avant d’arrêter votre choix sur une solution, testez ses fonctionnalités et demandez au représentant de générer les rapports en simulant une situation réelle. Bref, demandez-lui de vous prouver que le logiciel vous permet vraiment d’arriver à vos fins!

6. Outil de recherche

Les LMS offrent une variété de façons de rechercher du contenu, que ce soit par des mots-clés, une date, un nom, une caractéristique, etc. Assurez-vous que le LMS choisi inclut un excellent outil de recherche fonctionnant rapidement et avec précision, tout en tenant compte de vos besoins et ceux de vos collègues.

7. E-Learning

Le recours au e-learning en entreprise prend une ampleur sans précédent, et effectivement les avantages de ce mode d’apprentissage sont nombreux. L’avènement du e-learning facilite la gestion des formations. En effet, plus besoin de réserver de salle ni de formateur.

Afin de sauver du temps à l’équipe de planification et d’éviter que la formation d’un employé soit échue sans raison, assurez-vous que le LMS dispose d’une fonctionnalité de réassignation automatisée.

Services e-learning complémentaires

Souvent, les entreprises offrants des logiciels LMS proposent également des services de création de formations e-learning. Il peut être ainsi intéressant de s’informer au sujet de l’offre e-learning du fournisseur.

• L’outil permet-il d’héberger des formations achetées ailleurs?
• Le fournisseur a-t-il une équipe dédiée pour vous aider à mettre vos formations en ligne? Quelles sont ses heures de services, est-ce 24/7?
• Le fournisseur a-t-il une équipe de technopédagogues pour vous aider à créer une formation personnalisée à votre entreprise? Le fournisseur a-t-il une équipe dédiée aux utilisateurs pour aider les personnes qui auraient des difficultés avec les formations?

8. Mobilité

De nos jours, un système disponible qu’à partir de l’ordinateur du bureau est presque jugé inutile. Il est rendu de plus en plus fréquent de travailler de la maison, sur le plancher de l’usine, etc., et ce à partir d’une tablette ou d’un téléphone intelligent.

Lors du choix d’un LMS, demandez si les fonctionnalités de bases sont disponibles via mobile et si vous pouvez accéder aux données du LMS de n’importe où. Par exemple, est-il possible de consulter rapidement les dossiers des employés directement du plancher de l’usine?

9. Implantation et services

Le succès de l’implantation est souvent la clé pour une expérience réussie avec le logiciel. Demandez quels types de services sont offerts par l’entreprise avant, pendant et après l’implantation.

Bien que vous n’utilisiez pas encore de LMS, vous avez néanmoins développé un système interne, que ce soit un Excel, Access ou une autre base de données pour gérer les informations de vos employés. Assurez-vous que l’implantation d’un LMS ne signifie pas repartir de zéro en inscrivant manuellement toutes les données dans le nouveau système.

Le processus encouru lors de l’implantation d’un LMS répondra à plusieurs de vos questions, mais aurez-vous tout le soutien voulu une fois celui-ci terminé? Vérifiez si le fournisseur offre des services complémentaires tels que la saisie des données dans le système ou même un expert dédié pour opérer le système à votre place au besoin.

L’arrivée d’un LMS dans votre entreprise générera certainement plusieurs questions. Alors, assurez-vous d’avoir une personne-ressource spécialisée en formation, et non seulement en TI, pour vous accompagner et vous conseiller tout au long du processus.

10. Sécurité et performance

Souvent oubliés ou négligés, car considérés ennuyants, les éléments de sécurité ont pourtant un très gros impact. Pensez à poser toutes les questions concernant la sécurité et les performances du LMS.

Bref, où seront vos données? Sera-t-il possible de récupérer toutes vos données si vous changez de LMS? Vos données seront-elles hébergées sur un serveur sécurisé, sur le « Cloud », etc.? Est-ce un logiciel de type SaaS? Quelles sont les statistiques de performances minimales garanties (uptime)?

Demandez aussi s’il y a une limite quant à la taille et le nombre de fichiers que vous pouvez joindre pour appuyer vos données. Est-ce que le nombre d’utilisateurs est limité par le coût ou par des limitations techniques? Est-ce que la performance sera affectée selon la quantité de données et le nombre d’utilisateurs opérant le logiciel en même temps? Est-ce que la connexion est encryptée? Comment s’effectue la gestion des accès? Demandez si la restauration de vos données sera possible si nécessaire. Est-ce qu’une sauvegarde de données est faite automatiquement? Et si oui, à quelle fréquence?

Le plus important : Identifier vos besoins

Avant d’arriver à l’étape de la démonstration d’un LMS, définissez bien vos besoins. Réfléchissez à vos lacunes, à ce que vous voulez impérativement pouvoir effectuer avec cet outil.

De quelle façon un tel système facilitera votre travail? Qui utilisera ce logiciel dans votre entreprise et quels sont leurs niveaux techniques?

Après avoir noté tous ces éléments, présentez-les au représentant. Demandez-lui de vous conseiller et de vous démontrer que les fonctionnalités du système répondent bel et bien à tous vos besoins identifiés.