La gestion des sous-traitants nécessite une supervision responsable et structurée.
Lorsque les organisations font appel à des travailleurs indépendants ou à des employés d'entreprises sous-traitantes — ce qui est courant dans les grands projets de construction ou industriels —, elles restent responsables de la supervision adéquate de ces travailleurs.
La productivité dépend d’une supervision adéquate. Plus important encore, les responsabilités légales et éthiques exigent des organisations qu’elles veillent à ce que les sous-traitants bénéficient de conditions de travail sûres et équitables, comparables à celles des employés réguliers.
En vertu de la législation du travail, telle que la Loi sur la santé et la sécurité au travail (LSST) au Québec, les chefs de projet doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger la santé et la sécurité des travailleurs.
Même si un chef de projet ne peut pas contrôler tous les aspects du travail des sous-traitants, il a tout de même des obligations chaque fois qu’il exerce une autorité ou une supervision. Ne pas protéger les travailleurs temporaires peut entraîner des incidents de sécurité, nuire à la réputation et avoir des conséquences juridiques.
Heureusement, les organisations peuvent aujourd’hui s’appuyer sur des systèmes et des plateformes numériques qui aident à centraliser les données des sous-traitants, à gérer la documentation et à garantir la conformité sur l’ensemble des projets.
Lorsque les sous-traitants arrivent sur un chantier, même les plus expérimentés, ils ne connaissent pas forcément les procédures, les installations ou les équipements de l’entreprise. Cette méconnaissance peut accroître les risques pour la sécurité et les coûts opérationnels.
C'est pourquoi il est essentiel de normaliser les pratiques et la supervision des sous-traitants. Un processus structuré permet aux organisations de gérer plus efficacement les risques liés aux sous-traitants.
Les cinq étapes suivantes fournissent un cadre pratique pour mettre en place un programme de gestion des sous-traitants bien géré.
Une gestion efficace des sous-traitants commence par une planification claire. Les organisations doivent :
Une planification claire permet de s'assurer que les attentes sont bien comprises avant le début des travaux.
La préqualification est une étape cruciale dans la sélection du bon entrepreneur.
Au-delà de l'évaluation des coûts, les organisations doivent vérifier que les entrepreneurs possèdent l'expérience, les capacités et les performances en matière de sécurité nécessaires pour mener à bien les travaux.
Les éléments importants à examiner comprennent :
Une préqualification approfondie permet de s'assurer que les prestataires sont prêts à répondre aux exigences du projet de manière sûre et efficace.
Une fois le contrat attribué, les organisations doivent organiser une réunion initiale avec le personnel du prestataire et les chefs de projet.
Cette réunion doit aborder les attentes telles que l'assiduité, la qualité du travail et les procédures de sécurité, y compris les protocoles d'urgence, les zones d'accès restreint et les règles du chantier.
Les chefs de projet chargés de superviser les travaux des sous-traitants doivent disposer de l'autorité, des connaissances et de l'expertise en matière de sécurité nécessaires pour soutenir et guider les sous-traitants tout au long du projet.
Pendant la phase d'exécution, les organisations doivent s'assurer que les travaux sont réalisés conformément aux spécifications du projet et aux exigences de sécurité.
Des mécanismes de suivi réguliers doivent être mis en place pour suivre l'avancement et les performances du prestataire. Ces contrôles permettent aux organisations d'identifier les problèmes à un stade précoce, d'appliquer des mesures correctives et de minimiser les risques opérationnels ou de sécurité.
Une gestion efficace des sous-traitants repose sur une supervision cohérente tout au long du cycle de vie du projet.
Une fois les travaux terminés, les organisations doivent évaluer les performances des entrepreneurs.
Cette évaluation comprend généralement l'examen :
Les évaluations de performance aident les organisations à conserver des traces de la fiabilité des prestataires et à éclairer les décisions futures en matière de sélection des prestataires.
La mise en place d'un système structuré de gestion des sous-traitants présente de nombreux avantages pour les organisations. Elle favorise la conformité, la productivité, l'efficacité opérationnelle et la sécurité.
Les organisations qui cherchent à améliorer la gestion des sous-traitants peuvent tirer profit de la collaboration avec des spécialistes ou de l'utilisation de plateformes numériques dédiées, conçues pour centraliser les informations sur les sous-traitants et les processus de conformité.
Les solutions de Veriforce aident les organisations à gérer plus efficacement les qualifications, la documentation et les exigences de conformité des sous-traitants, tout en améliorant la visibilité sur l'ensemble des projets.